【별표 제Ⅲ-7호】

주요 조달업무 절차

◆  집행준비 단계

1. 입찰참가 자격의 등록

가. 조달 대상품목의 목록 작성

나. 품목별 자격등록요건의 결정

다. 경쟁, 수의계약 참가자격의 등록

라. 참가자격에 관한 서류의 확인

2. 조달계획서의 접수처리

가. 조달계획서의 접수 및 소관부서별 분류

나. 예산재배정서의 접수, 배정 및 할당

다. 계약 우선순위 확인

3. 조달판단 및 집행방법 결정

가. 계약상대자 선정

(1) 경쟁, 수의계약 자격등록업체 확인

(2) 수의계약대상자 선정사유서 작성

(3) 입찰참가자격 제한, 지명기준 적용의 결정

(4) 계약건의 묶음분류, 계약방법, 계약 가능시기 결정

나. 계약이행 가능기간 및 시기결정

(1) 조달소요기간 기준과 조달계획서상의 납기의 비교조정

(2) 계약상대자들의 이행가능기간 및 시기 확인

(3) 사업관리부서(기관)과의 협의, 조정결과의 반영

(4) 계약체결 가능일자 판단

다. 계약조건 결정

(1) 일반조건, 특수조건

(2) 위험부담, 지체상금율, 기타 계약서에 명백히 기재할 사항의 결정

라. 청약유도안의 결정(입찰공고 문안, 입찰참가 통지문안, 수의협의 요청문안)

마. 예산재배정의 확인

바. 예정가격 산정의뢰 및 청약의 유도의뢰

4. 예정가격의 결정

가. 조달방안 결정서를 접수하여 담당자 지정

나. 예정가격 결정기준의 결정

다. 가격자료 획득

(1) 계약상대자에게 자료제출의 요청, 획득  (2) 담당자 스스로 획득

라. 예정가격조사서, 기초금액 작성

(1) 획득한 가격자료의 내용확인, 인용, 조정

(2) 계약명세서상의 품목별 또는 항목별 예정가격 결정

마. 입찰, 수의계약 협의장소에 예정가격 밀봉 비치

◆  집행 단계

5. 입찰공고 및 협상 요청

가. 입찰공고 방법 : 국가종합전자조달시스템(나라장터), 일간신문, 관보, 게시

나. 입찰참가의 통지, 지명통지

다. 수의계약 협의요청 : 전자협상 및 문서, 구두, 전화

6. 입찰참가 신청 및 접수

가. 입찰참가의 승낙(업자), 입찰참가의 신청(업체), 입찰보증금 납부(업자)의 확인

나. 입찰실시(입찰서 또는 견적서)

다. 입찰 보증금 목적달성 후 처리(계약보증금으로 전환 또는 반환)

라. 입찰보증금 목적달성 후 처리(계약보증금으로 전환 또는 반환)

7. 계약체결

가. 계약문서의 초안작성, 결정(계약관 결재)

나. 계약문서의 계약관 날인(직인)

다. 계약관계서류 구비, 접수, 확인

라. 계약문서에 계약상대자 날인

마. 계약서 등록대장에 등재 및 계약번호 부여

바. 계약당사자 계약서 소지

사. 계약사실 통지용 계약서 사본 및 배부

아. 지출원인행위부 등기

자. 지출원인행위 관계서류의 송부(재무관→지출관)

차. 지출순위대장에 기록유지(지출관)

◆  사후관리 단계

8. 계약이행 관리

가. 필요 시 계약내용의 일부변경 처리

(1) 규격 및 설계변경        (2) 수량, 단가, 금액

(3) 납지, 납기       (4) 계약조건        (5) 기타 계약내용

나. 계약이행의 지체예상 또는 발생에 대한 처리․촉구

다. 계약이행이 불가능한 것에 대한 확인․처리

라. 계약목적 달성에 영향을 미치는 사항의 확인․처리

마. 관급에 관한 계약조건 이행의 확인․처리

바. 조달계획서 접수후 기록 및 보고 과정까지의 현황, 통계 및 다음 계약시

반영할 사항의 기록유지

9. 선금의 지급

가. 계약이행용 월별 자금 사용계획서의 접수․자금요구서의 반영 조치

(1) 월별 사용계획을 기초로 분기별(또는 90일 기준)로 지급액 산정

(2) 공정예정표와 월별 자금 사용계획서가 부합되는지 확인

(3) 월 자금요구서 작성 제출(재무관→지출관→국방부)

나.선금(착□중도금을 포함한다) 지급청구서 접수, 종합상담실 접수대장에 기록

다.선금지급액 결정 및 지급의뢰(재무관 → 지출관)

라.선금지급(지출관 → 계약자 계좌입금 및 입금사실 통지)

10. 계약이행의 감독(감독기관의 소관임)

가.계약이행을 감독하는 경우에 계약조건에 포함

나.감독조서를 감독관이 계약관에게 제출이 필요한 경우에 계약조건에 포함

11. 계약이행의 확인□검사(검사기관의 소관임)

가.계약이행의 완료 및 검사실시 요청(검사개시 14일전)

나.검사실시, 검사 및 납품조서의 작성․날인

(1) 완제품의 기본 불출품목 목록 첨부(BILL)  (2) 포장명세서 첨부(PACKING LIST)

다.이행지체 발생에 대한 책임소재를 규명하는 자료의 제공(검사관→계약관)

라.규격과 품질이 계약내용과 불일치한 때의 처리

마.검사관이 검사를 완료한 때에 지출관에게 통지

12. 납품□수납

가. 운송, 납품(계약자)

나. 수납 행정처리(납지부대 물품 출납공무원)

다. 납품조서의 송부(수납물품 출납공무원 → 재무관)

13. 대가의 지급

가. 대가 지급청구서의 접수(계약자 → 재무관)

나. 지급액 심사, 결정 및 지출의뢰(재무관 → 지출관)

(1) 계약이행 및 청구순위에 의거 지출순위 결정(재무관)

(2) 관계서류의 심사, 선금정산 및 지급액 결정(재무관)

(3) 지출결의서 작성, 순위별 지출의뢰서 작성 및 의뢰(재무관 → 지출관)

다. 월별 자금요구 및 순기별 자금요구(재무관 → 지출관 → 국방부), 지출한도액

지시서의 접수(지출관)

라. 대가지급(채권자 계좌입금)

마. 계좌입금 사실의 통지(지출관 → 채권자)

바. 계산증명서류의 작성(재무관 → 지출관)

사. 대가지급 지연에 대한 처리(지출관, 재무관 협의)

14. 사업□예산결산 자료의 작성

가. 계약건별, 사업별, 예산별

나. 세출예산의 이월액 발생시의 조치

(1) 예산의 회계연도 소속구분 조정 건의       (2) 이월사유의 확인

15. 보증□사후관리

가. 사후봉사(A/S) 계획의 협의요구에 대한 처리

나. 하자발생 보고서 접수대장의 비치, 기록유지 및 처리

다. 처리의 요청, 하자발생보고 부대에 통지

라. 하자처리 결과의 확인□기록유지

마. 다음 계약에 반영할 사항의 통지(검사관 → 계약관)

16. 기록 및 보고

가. 법규 및 지시문서에 의한 보고의무사항 이행

(1) 재무관       (2) 계약관       (3) 세입징수관

(4) 지출관 또는 일상경비 출납공무원       (5) 채권관리관

나. 계약  및 계약이행의 진도확인, 촉진책 강구

다. 계산증명서류의 작성(제출 또는 자체 보관)

라. 계약관련 문서의 일건 문서화 편철

마. 현황, 통제 및 다음 계약에 참작할 사항의 기록유지, 분석평가, 보고 및

행정개선에의 반영

17. 회계직공무원 인장관리

가. 직인관리

1) 재무관 및 계약관 직인은 지출심사팀장, 수입징수관은 회계팀장, 분임계약관 직인은 해당 계약팀장이 관리

2) 지출관 및 출납공무원 등 기타 회계직공무원 직인은 회계직공무원이 관리

나.실인관리

모든 실인은 회계직공무원이 직접 관리함이 원칙이나 재무관, 계약관, 수입 징수관  실인은 한개 인장을 제작하여 사용하되 수입 징수관은 회계팀장, 기타 실인은 지출심사팀장에게 위탁관리 가능