조달청 기록관 운영규정

제정 2007. 5. 9. 조달청훈령 제1381호

전부개정 2013. 7. 23. 조달청훈령 제1612호

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 조달청 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “기록물”이란 조달청(이하 “본부”이라 한다)과 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. “기록관”이란 기록물을 효율적으로 관리, 보존, 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(적용범위) 이 규정은 본부 및 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에 따른다.

제2장 구성 및 분장업무

제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 운영지원과에 설치하며, 기록관장은 본부 운영지원과장으로 한다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “기록연구사”라 한다)과 기록물의 정리․기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한  전문 인력을 배치하여야 한다.

③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 당해 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다. 이 경우 소속기관의 장은 사전에 기록관장과 협의하여야 한다.

제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립․시행

2. 소관기록물 수집․관리 및 활용

3. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

4. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

5. 주요 회의록, 조사․연구․검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리

7. 소관 비공개기록물의 공개 재분류

8. 기록물 서고 및 행정자료실 관리

9. 본부 및 소속기관의 기록물관리에 대한 교육, 지도․감독 및 지원

10. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

11. 기록관의 시설 및 장비관리

12. 기록물관리시스템의 설치 및 운영

13. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색․열람제공

14. 소관 비전자기록물의 전자화

15. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

16. 소관 기록물의 검색․열람제공

17. 정보공개 접수창구

18. 기록물 편찬․전시․홍보

19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물의 관리

제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 본부 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산․등록될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관장은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사․연구․검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록․관리기준을 작성․관리하여야 한다.

제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산․접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.

② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 정리) ① 기록관장은 본부 및 소속기관의 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부․접근권한 재분류, 분류․편철․확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.

② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

③ 기록관장은 본부 및 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제9조(기록물의 이관) ① 처리부서는 생산․완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 기록물철 단위로 기록관으로 이관하여야 하며, 업무관리시스템으로 생산된 기록물인 경우 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 이관하여야 한다.

②  제1항에도 불구하고 처리부서에서 수시로 업무에 참고할 필요가 있는 기록물인 경우에는 보존기간의 기산일로부터 10년의 범위 내에서 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있으며, 이 경우 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.

③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 별지 제1호 서식의 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

④ 처리과로부터 이관 받은 기록물 중 보존기간이 10년 이하인 기록물은 보존기간 종료 시까지 기록관에서 보존하며, 보존기간이 30년 이상인 기록물은 처리과와 기록관에서 9년의 보존기간을 거친 후에 국가기록원으로 이관하여 보존한다. 다만, 계속적인 보존이 필요한 경우에는 기록관장은 국가기록원장과 협의하여야 한다.

제10조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제11조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록물의 평가 및 폐기는 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)의 심의를 거쳐야 한다.

② 기록연구사는 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 본부 및 소속기관의 처리과에서 제출한 기록물평가심사결과서를 검토한 후, 폐기 적정성 여부 등을 심사하여 심의회에 심의대상으로 상정한다.

③ 심의회는 심의대상 기록물을「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조제1항에 따라 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

제12조(심의회 구성 및 운영) ① 심의회는 본부 운영지원과장이 위원장이 되고, 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 본부·과 주무서기관(또는 사무관)등 내부위원 3인과 외부전문가 3인 이상으로 구성함을 원칙으로 한다.

② 심의회의 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 외부전문가의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.

③ 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.

④ 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하며, 가부동수인 경우에는 위원장의 결정에 따른다.

⑤ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의․의결한다.

1. 평가대상기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부

2. 단위업무 및 기록물의 보존기간 조정에 관한 사항

3. 기타 보존기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

⑥ 심의회 위원들은 기록물을 평가 및 폐기하고자 하는 때에는 별지 제2호 서식의 기록물평가심의서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 폐기하여야 한다.

⑦ 기록연구사는 별지 제3호 서식의 기록물평가심의회 회의록을 작성하여 그 기록을 유지, 관리하여야 한다.

⑧ 기록관장은 위촉된 외부위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제13조(간행물의 관리) ① 처리과의 장은 간행물을 발간하고자 하는 때에는 기록연구사를 통해 반드시 간행물 발간등록번호를 부여 받아 표기하도록 하여야 한다.

② 재무관 및 지출관은 간행물 발간 관련 경비 지출 전에 당해 간행물의 발간등록번호를 확인하여야 한다.

③ 제1항의 규정에 의해 발간된 간행물은 발간 후 15일 이내에 관할 기록관과 국가기록원에 제출하여 보존·활용되도록 하여야 한다.

제14조(행정박물 관리) ① 기록관장은 업무수행과 관련하여 생산·활용한 형상기록물로서 행정적·역사적·문화적·예술적 가치가 높은 기록물을 수집하여 관리하여야 한다.

② 처리과는 각종 행정박물류(별표 1)를 생산 또는 취득하는 경우 별표 2에 의거 15일 이내에 기록관에 접수, 관리번호를 부여받아야 한다.

제4장 기록물의 전산화관리

제15조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존․관리를 위하여 시행령 별표 6의 기준에 따른 보존시설․장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제16조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

② 기록관리시스템은 본부 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색․활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제17조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지․보수할 수 있다.

제18조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 본부 및 소속기관 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색․활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제19조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

제20조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제5장 보안관리 및 점검

제21조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

② 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람․견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제22조(긴급사태시의 대비) 기록관장은 기록관의 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

제6장 기록물의 열람 및 대출

제23조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장․단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제24조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자은 다음 각 호와 같다.

1. 본부 및 소속기관의 직원

2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제25조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.

1. 기록물의 훼손․오손 또는 파기

2. 무단으로 열람실 외로의 반출

3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴

4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제26조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물을 열람․대출하고자 하는 자는 별지 제4호서식의 기록물 열람 및 대출신청서를 작성하여야 한다.

4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제27조(열람․대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람․대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람․대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제28조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제29조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제7장 보칙

제30조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 본부 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 본부 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제31조(세부사항) 이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

제32조(재검토기한) 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」(대통령훈령 제248호)에 따라 이 훈령 발령 후의 법령이나 현실 여건의 변화 등을 검토하여 이 훈령의 폐지, 개정 등의 조치를 하여야 하는 기한은 2016년 7월 23일까지로 한다.

부  칙(2007. 5. 9.)

(시행일) 이 규정은 발령한 날로부터 시행한다.

부  칙(2013. 7. 23.)

(시행일) 이 규정은 발령한 날로부터 시행한다.

[별지 제1호 서식]

기록물철 인계․인수서

인계자 직급 및 성명 :             (인)

인수자 직급 및 성명 :             (인)

아래 기록물에 대하여 인계자와 인수자가 상호 확인하고 총 (    ) 권을

인계․인수합니다.

구분		보존기간							총수량	이관수량(권)	이관연기수량 (권)	비고
		1	3	5	10	30	준영구	영구
생산 년도
총 계

○ 처리과명(소속기관명) :

일련

번호

보존상자

번   호

생산년도

기록물철명

보존

기간

수량

기록물

형태

비고

[별지 제2호서식]

기록물평가심의서

○처리과명(소속기관명)① :

○처리과 기록물관리책임자② :               (인)

일련 번호	생산 연도	기록물철제목	보존기간만료일	수량	처리과		기록물관리전문요원		심의회 의견
					처리 의견	사유	평가의견	사유	폐기	보류	보존기간재책정

	< 기입요령 >
① 처리과명 : 해당 처리과명을 기입한다. ② 처리과 기록물관리책임자 : 업무담당자의 성명을 기입하고, 서명을 한다. ③ 일련번호 : 순차적으로 번호를 기입한다. ④ 생산연도 : 기록물 생산연도를 기입한다. 만약 해를 넘어가는 경우에는 시작연도와 종결연도를 모두 기입한다.(예 : 2006~2007) ⑤ 기록물철 제목 : 기록물철에 기입되어 있는 철명과 동일하게 기입해야 한다. ⑥ 보존기간 만료일 : 기록물의 보존기간 만료일을 기입한다. ⑦ 처리과 의견 : 폐기/보류/보존기간 재책정/매체 이관 등 담당자의 의견을 기입한다. ⑧ 사유 : 담당자 의견을 제시한 사유를 기입한다. ⑨ 전문요원 심사의견 : 각 과로부터 평가대상 기록물 심사결과서를 받은 후에 적정성 여부를 심사하여 그 결과를 기입한다. ⑩ 사유 : 전문요원의 검토 의견에 대한 사유를 기입한다. ⑪ 평가심사 의견 : 폐기/보류/보존기간 재책정 등 심사의견을 표기한다.

[별지 제3호서식

기록물평가심의회 회의록
일시				장소
안건
발언요지	※발언자 성명 및 발언내용 명시 (속기록 또는 녹취기록은 별첨 표시)
결정사항	※ 안건에 대한 결정사항을 명시
이견내용
참석대상	명	참석자명	구분		부서		직급	이름	서명
			위원장
			위원
참석자	명
			위원
			위원
			위원
불참자	명
			위원
			위원

]

[별지 제4호서식]

기록물 열람 및 반출신청서
구분 (열람/ 반출)	일자	열람/반출자 인적사항			기록물 목록					반입일자	반입자	확인
		부서명	성명	확인	보관장소	위치정보	제 목	생산년도	수량

[별표 1] 행정박물 관리대상

유 형	범 위
포상류	표창, 상장, 상패, 훈장, 감사패, 트로피, 메달 등
글씨류	휘호, 현판, 수결 등
증서류	인증서, 협정서, 양해각서, 결연증, 의사록 등
관인	청인, 직인 등
선물류	기념품, 도자기, 책자, 조각, 그림 등
기념품류	뱃지, 메달, 우표, 거울, 기념패 등
사무용․집기류	타자기, 전화기, 집기류 등
기타	수첩, 명부, 봉투 등 보존할 가치가 있다고 판단되는 행정박물류

[별표 2] 행정박물 제출 서식

이미지	처리부서(기관)명	②
①	수여기관(관련기관)	③
	생산(접수)년도	④
	유형	⑤
	보관장소	⑥
	재질	⑦
	수량	⑧
	규격	⑨
내용	⑩
① 이미지 : 행정박물의 이미지 사진을 첨부한다. ② 처리부서(기관)명 : 행정박물을 직접 생산하거나 입수한 부서(기관)명을 기입 ③ 수여기관(관련기관) : 행정박물을 수여한 기관 또는 관련 기관을 기입 ④ 생산(접수)년도 : 행정박물의 생산 및 접수한 연도를 기입 ⑤ 유형 : 행정박물의 유형별 종류를 기입 ⑥ 보관장소 : 행정박물이 실제 위치해 있는 장소 기입 ⑦ 재질 : 재질별 분류 중 대표재질을 기입 ⑧ 수량 : 점단위로 기입 ⑨ 규격 : 기본으로 세로×가로×높이(단위:㎝)를 사용, 둥근형태의 경우 최대지름 표시 ⑩ 내용 : 되도록 간략하게 기입하되 생산맥락이 드러나도록 기입