1. 제정이유

｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제13조 및 동법 시행령 제10조에 따라 조달청의 기록관리 업무를 수행하기 위한 기록관을 설치하고 이의 운영에 필요한 기록물관리 지침을 정하려는 것임.

2. 주요내용

가. 조달청 및 소속기관의 기록물을 총괄하는 기록관설치(제1조).

나. 각 처리팀은 해당 부서의 기록물 등록․관리 등을 총괄하는 기록물관리책임자를 지정하여야 함(제9조).

다. 기록관은 처리팀에서 생산․접수한 모든 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 경과 후 인수하여 보존․관리(제10조).

라. 기록관장은 보유기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 각종 기록정보로서 신속하게 검색․활용되도록 함(제11조).

마. 각 처리팀은 간행물 발간 시 기록관에 간행물 발간등록 현황을 제출하여야 하며, 발간 후 15일 이내에 간행물 3부와 전자파일을 제출하여야 함(제12조).

바. 행정적․역사적․문화적․예술적 가치가 높은 행정박물에 대해서 수집, 관리 함(제13조).

사. 기록관의 보존서고에 대한 보안관리 및 재난대비 방안을 강구하여야 함(제17조).

아. 조달청 및 소속기관의 처리팀별 기록물 관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 하며, 관련 교육을 실시(제18조).

자. 보존기간 경과기록물에 대한 보존기간 재획정, 폐기보류 또는 폐기사항을 위해 기록물평가심의회를 구성, 심의위원 중 민간 전문가 2인을 심의회 위원으로 위촉(제19조).

조달청기록관운영규정

제정 2007. 5. 9.

조달청 훈령 제1381호

제1장 총칙

제1조 (목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제10조에 따라 조달청 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조 (정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "기록물"이라 함은 조달청 및 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산․분류․정리․이관․수집․평가․폐기․보존․공개․활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. "기록관"이라 함은 기록물을 효율적으로 관리․보존․활용하기 위하여 필요한 보존서고, 열람․사무․작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리전문요원 배치, 기록관리시스템 등을 모두 갖춘 조직을 말한다.

제3조 (적용범위) 이 규정은 조달청 및 그 소속기관에 대하여 적용하며, 기록관의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제2장 구성 및 분장사무

제4조 (소속 및 인력배치) ① 기록관은 운영지원팀 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 "기록관장" 이라 한다)은 운영지원팀장으로 한다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 문서관리, 간행물관리, 시청각기록물관리, 행정박물, 기록편찬, 정보공개접수․배부, 기록관리시스템의 운영 등 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다.

제5조 (자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사·연구·분석·평가·정리·목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.

② 자문위원은 제1항의 규정에 의한 전문적인 업무에 경험이 있는 자중에서 조달청장이 위촉하되, 위촉기간은 2년으로 하며 연임할 수 있다.

③ 외부 자문위원의 위원회 출석에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당과 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6조 (주요업무 및 분장사무) ① 기록관장은 다음 각호의 사항에 관한 사무를 총괄한다.

1. 조달청 및 그 소속기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립․시행

2. 조달청 및 그 소속기관의 조사연구검토서, 주요 회의록, 비밀기록물, 간행물, 시청각기록물, 행정박물, 대통령관련 기록물의 수집·관리 및 보존․활용

3. 기록물의 정리행사 교육 및 기록물관리에 대한 지도․감독 및 지원

4. 조달청 및 그 소속기관의 기록관리기준표 관리 및 조정

5. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로 통보

6. 영구보존대상 기록물의 영구기록물관리기관으로 기록물 이관

7. 주요 기록물의 디지털자료로 변환 및 검색 · 열람 제공

8. 기록물편찬, 전시, 홍보에 관한 사항

9. 간행물의 발간등록현황 및 목록관리에 관한 사항

10. 기록물평가심의회의 운영

11. 정보공개접수 및 보존기록물에 대한 정보공개

12. 기록물 보존서고, 시설․장비 관리

13. 기록물의 보안 및 재난대책 수립․시행

14. 그 밖의 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각호의 사무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 시설 및 장비

제7조 (시설 및 장비) ① 기록관장 및 소속기관의 장은 기록물을 안전하게 보존․관리할 수 있도록「공공기록물 관리에 관한 법률」에서 정하는 기준에 따라 보존시설과 장비를 갖추어야 한다.

② 기록관장 및 소속기관의 장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위해 적정한 보존서고 및 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간을 확보하여야하고, 기록물의 활용에 필요한 최소한의 열람 장비를 갖추어야 한다.

③ 기록관에는 문서·간행물·시청각기록물등 주요 기록물을 효율적으로 전산관리 할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

제8조 (기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 요할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문업체와 계약을 체결하여 유지․보수할 수 있다.

제4장 기록물관리

제9조 (처리팀의 기록물관리) ① 조달청 및 소속기관의 처리팀의 장(이하 ‘처리팀의 장’이라 한다)은 처리팀의 기록물관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물관리책임자는 다음 각 호의 사항을 수행하여야 한다.

1. 모든 문서는 전자문서로 생산․등록하도록 하여야 한다.

2. 전자문서로 생산하지 않은 기록물(회의록, 회의자료, 조사연구검토서, 각종 보고문서, 메모보고 등), 대장, 카드, 도면, 시청각기록물을 전자결재시스템에 등록하여야 한다.

3. 기록물철 등록사항과 실물의 일치여부를 확인, 관리․감독하여야 한다.

4. 기록물철 보존기간이 적정하게 책정되었는지 여부, 기록물공개여부 등을 확인하고 처리팀별 기록관리기준표 작성․관리 및 단위과제별 기록물철 작성기준을 수립하여야 한다.

5. 기록물 생산현황보고, 정리, 이관 등의 사항을 확인, 관리․감독하여야 한다.

6. 문서고는 각 팀에서 기록물을 관리, 보존하는 곳으로 기록물 보존현황을 기록‧유지하여야 하며, 열쇠관리 책임자를 지정․운영하여야 한다.

7. 조직개편 및 인사이동 시 기록물 인계․인수서식을 작성하고 이를 관리하여야 한다.

8. 기타 기록물관리에 관한 사항

제10조 (기록물의 이관)

① 처리팀의 장은 보존기간 기산일로부터 2년이 경과한 기록물을 이관목록과 함께 기록물을 이관하여야 한다. 다만, 이관대상기록물 중 업무참조 등 특별한 사유로 이관 보류한 기록물이 있는 경우에는 별표 1 에 의거 이관․이관연기신청서를 제출한 후 기록관장과 협의하여 처리팀에서 보존할 수 있다.

② 전자기록물의 이관은 전자적인 방법으로 이관․관리하여야 하며 비전자기록물의 이관은 별표 2에 의거 기록물철 인계․인수서를 작성하여야 한다.

제11조 (주요 기록물의 전산화) 기록관장은 문서·간행물·시청각기록물․행정박물 등 조달청의 각 본부․팀과 그 소속기관 및 기록관의 보유기록물중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 각종 기록정보로서 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.

제12조(간행물의 발간등록번호 관리) ① 처리팀의 장은 간행물을 발간하고자 하는 때에는 기록물관리책임자로 하여금 국가기록원을 통해 간행물등록번호를 부여 받도록 하여야 한다.

② 재무관 및 지출관은 간행물 발간 관련 경비 지출 전에 당해 간행물의 발간등록번호를 확인하여야 한다.

③ 제1항의 규정에 의해 발간된 간행물은 발간 후 15일 이내에 별표 3에 의거 간행물 발간등록번호 현황 제출서식을 작성하여 간행물 3부(전산자료 포함)을 관할 기록관에 제출하여 보존․활용되도록 하여야 한다.

④ 기록관은 처리팀에서 제출받은 간행물 3부는 국가기록원으로 이관하며 전산자료는 영구보존하여야 한다.

제13조(행정박물관리) ① 기록관장은 업무수행과 관련하여 생산․활용한 형상기록물로서 행정적․역사적․문화적․예술적 가치가 높은 기록물을 관리하여야 한다.

② 처리팀은 외부로부터 부여받은 각종 행정박물류를(별표 4) 취득하는 경우 별표 5에 의거 15일 이내에 기록관에 접수, 관리번호를 부여받아야 한다.

제14조(보존서고관리) ① 보존서고는 기록관에서 기록물을 수집, 관리, 보존하는 곳으로 기록물을 처리팀별, 생산연도별, 보존기간별로 배열하고 기록물보존현황을 기록․유지하여야 한다.

② 기록관장은 보존서고의 서가배치 계획을 수립하여 기록물이 체계적으로 관리․보존될 수 있도록 반영하고, 아울러 기록물의 위치정보가 수록된 기록물세부목록을 작성하여 비치하여야 한다.

③ 기록관장은 보존서고 열쇠관리 책임자를 지정 운영하고, 이에 대한 기록을 유지하여야 하며, 통제구역으로 지정하여야 한다.

④ 기록관은 필요한 경우 비밀보존서고를 따로 설치할 수 있다.

제15조(정보공개접수) ① 기록관장은 국민의 알권리를 위하여 기록관에 정보공개접수 창구를 설치‧운영하여야 한다.

② 정보공개운영 관한 사항은 「조달청정보공개제도운영규정」에 따른다.

제16조 (열람 및 대출) ① 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록관 안에서는 담당직원의 지시에 따라야 한다.

② 보존기록물의 대출기간은 7일이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 7일간 연장할 수 있다.

③ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장·국내장기출장·전출·휴직·정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

④ 기타 비밀기록물, 당해 기록물과 관련이 없는 자, 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단될 경우 등 기록관장은 기록물의 열람․대출을 제한할 수 있다.

제17조 (긴급사태시의 대비) ① 기록관의 시스템담당자는 긴급사태에 대비하여 중요 전산자료를 백업하여 안전한 장소에 관리하여야 한다.

② 기록관의 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 중요문서를 이송할 수 있는 이송장비 및 반출우선순위 및 소화시설을 확보하여야 한다.

제18조(기록물관리실태점검 및 교육) ① 기록관장은 당해 기관 및 소속기관의 기록물 및 문서고 관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 하며, 실태점검결과 우수 직원에 대하여 표창을 실시할 수 있다.

② 기록관장은 기록물 정리 등 기록물관리 업무와 관련하여 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리책임자를 소집하여 매년 1회 이상 교육을 실시하여야 한다.

③ 기록관장은 기록물관리의 원활한 운영과 발전을 위하여 기록물관리에 관한 자료를 처리팀의 장에게 요구할 수 있다.

제5장 기록물평가심의회 및 기록물폐기

제19조 (기록물평가심의회) ① 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 보존기간 재획정, 폐기보류 또는 폐기 사항을 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성한다.

② 심의회의 위원 구성은 위원장은 조달청 운영지원팀장이 되며, 심의회 위원은 기록물의 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 본부․팀 주무서기관(또는 사무관)으로 구성하며 간사는 운영지원팀 서무담당 서기관(사무관)으로 구성함을 원칙으로 한다. 또한 민간 전문가 2인을 심의회 위원으로 위촉하여야 한다.

③ 소속기관에서 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재획정, 폐기보류 또는 폐기를 하고자 하는 경우에는 기록관장과 협의하여 기록물평가심의회를 구성할 수 있다.

제20조(기록물의 폐기) ① 기록물의 폐기는 기록관장의 책임하에 실시하며 처리팀에서는 기록물을 폐기할 수 없다.

② 기록관장은 보존기간이 경과된 기록물 중 중요 기록물의 멸실을 방지하기 위하여 처리팀 의견조회, 전문요원의 심사와 기록물평가심의회를 거쳐 폐기를 결정하여야 하며, 기록물평가심의서와 회의록을 작성 보존하여야 한다.

③ 조달청 소속기관은 기록물평가심의회를 구성하여 기록물을 재분류, 평가보류, 및 폐기를 할 수 있다. 다만, 기록물평가심의회 전 평가목록에 대해 기록관의 의견조회를 거쳐 기록관의 의견을 반영하여야 하며, 폐기결과를 기록관에 보고하여야 한다.

④ 비전자기록물의 폐기는 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 하며, 기록관장은 폐기대상기록물이 유출되지 않도록 필요한 조치를 강구하여야 한다.

제21조 (세부사항) 이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부  칙

이 규정은 발령한 날로부터 시행한다.

[별표 1] 기록물철 이관․이관연기신청서

기록물철 이관․이관연기신청서

인계자 직급 및 성명 :          (인)

인수자 직급 및 성명 :          (인)

아래와 같이 기록물철

총(        ) 권 중 이관(    )권, 이관연기 (    )권을 상호확인하고 인계․인수   합니다.

구분		보존기간							총수량	이관(권)	이관연기(권)	비고
		1	3	5	10	30	준영구	영구
생산 년도
총 계

처 리 과 :

일련

번호

보존상자번   호

분류

번호

생산

년도

기록물철명

보존

기간

수량

기록물형태

이관희망년도

연기사유

비고

[별표 2] 기록물철 인계․인수서

기록물철 인계․인수서

인계자 직급 및 성명 :          (인)

인수자 직급 및 성명 :          (인)

아래 기록물에 대하여 인계자와 인수자가 상호 확인하고 총 (    ) 권을

인계․인수합니다.

구분		보존기간							총수량	이관(권)	이관연기(권)	비고
		1	3	5	10	30	준영구	영구
생산 년도
총 계

처리팀 :

일련

번호

보존상자번   호

분류

번호

생산

년도

기록물철명

보존

기간

수량

기록물형태

비고

[별표 3] 간행물 발간등록번호 현황 제출 서식

본부․팀
제출일		년 월 일
발간등록번호			형태
간행물 발간일
간행물 제목
내용요약
저작물 이용 동의	동의
	동의안함
		사유 :
저작물 공개 구분	공개
	부분공개	사유 :
		범위 :
		기간 :
	비공개	사유 :
		범위 :
		기간 :

[별표 4] 행정박물 관리대상

유 형	범 위
포상류	표창, 상장, 상패, 훈장, 감사패, 트로피, 메달 등
글씨류	휘호, 현판, 수결 등
증서류	인증서, 협정서, 양해각서, 결연증, 의사록 등
관인	청인, 직인 등
선물류	기념품, 도자기, 책자, 조각, 그림 등
기념품류	뱃지, 메달, 우표, 거울, 기념패 등
사무용․집기류	타자기, 전화기, 집기류 등
기타	수첩, 명부, 봉투 등 보존할 가치가 있다고 판단되는 행정박물류

[별표 5] 행정박물 제출 서식

일련 번호	팀명	수여기관 (관련기관)	생산 (접수)년도	유형	보관 장소	내용	재질	수량	규격	관련 문서철	비고