통일부고시 제424호

통일부자료관리규정

제1장  총   칙

제1조(목적) 이 규정은 통일업무 수행 및 통일․북한문제 연구에 필요한 각종 자료의 수집, 관리 및 존안과 활용 업무를 체계화하고 능률적으로 처리하기 위하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 자료라 함은 일반도서 및 잡지류 등 문헌자료 뿐만 아니라, 관련 지식과 정보를 수용한 모든 형태의 자료를 말한다.

제3조(적용범위) 이 규정은 따로 정하는 바가 없는 한, 통일부와 그 소속기관이 업무수행상 필요에 따라 입수하거나 발간하여 관리하는 모든 자료에 적용된다.

제2장  자료수집

제4조(우선순위) 자료는 다음에 정하는 순위에 따라 수집한다.

1. 북한에서 간행되는 제반자료와 국내외의 북한 및 통일관련 자료

2. 통일부와 그 소속기관의 업무수행에 필요한 자료

3. 기타 관련 참고자료

제5조(자료수요조사) ① 정세분석국장은 제4조의 우선순위에 따라 입수할 자료목록을 수시로 작성한다.

② 통일부의 각 부서장 및 소속기관의 장은 소관업무의 수행상 필요로 하는 각종 자료의 목록을 별지 제1호서식에 의거 수시 작성, 정세분석국장에게 제출한다.

제6조(자료입수방법) 필요한 자료는 구입․수증․상호교환 및 복사 등의 방법으로 입수한다.

제7조(복본확보) 정세분석국장은 활용도가 특히 높거나 대출요구가 많은 자료의 복본을 2권 이상 확보할 수 있도록 노력해야 한다.

제8조(해외자료수집) 국외에서 생산되는 각종 정보․자료를 신속 원활하게 입수하기 위하여 주요국의 현지거주자 중 관계전문가 또는 관련기관과 해외출장자 등을 자료수집 협조자로 지정 활용할 수 있다.

제9조(협조자 사례) 제8조의 해외자료수집 협조자나 업무상 크게 유용한 자료를 제공한 외부인사 및 협조기관에 대해서는 예산의 범위 내에서 사례금 또는 보상금을 지급할 수 있다.

제3장  자료관리

제10조(관리구분) ① 모든 자료는 일반자료, 특수자료, 보안자료, 통일부 발간물, 시청각자료, 파일자료, 기타 형태별 특성에 따라 구분하여 관리한다.

② 보안자료는 대외비 및 비밀로 분류된 각종 자료를 말하며, 보안업무규정에 의거 관리한다.

③ 특수자료는 특수자료취급지침에 의하여 특수자료로 분류된 자료를 말하며, 별도의 특수자료취급지침 및 관련 내규에 의거 관리한다.

④ 통일부 발간물은 통일부와 그 소속기관의 업무추진 결과로 생산된 각종 발간물로 이를 수집․관리한다.

제11조(자료의 분류) 단행본은 “한국십진분류표”에 의거 분류하며, 정기간행물과 시청각자료, 기타 자료는 자체 관리방식에 따라 분류한다.

제12조(목록작성) 모든 자료는 자료검색이 용이하도록 전산화 하도록 한다.

제13조(자료의 납본) 통일부내 각 부서 및 소속기관에서 각종 자료를 입수하거나 발간한 때에는 열람용으로 활용하기 위하여 발간물 2권 이상과 전자파일을 정세분석국에 이관하는 것을 원칙으로 한다.

제14조(자료의 입력) 정세분석국에 입수된 자료는 KORMARC 규칙을 적용하여 자료관리프로그램에 전산 입력한다.

제15조(보안자료의 계속존안) ① 정세분석국장은 제10조제2항의 보안자료 중 보호기간이 경과하거나 예고문에 의거 파기하여야 할 자료일지라도 북한관련 연구나 업무 수행상 특히 필요하다고 판단되는 경우에는 해당 자료의 보호기간이나 예고문에도 불구하고 계속 존안할 수 있다.

② 제1항의 규정에 의하여 계속 존안하고자 할 때에는 보안업무규정이 정하는 바에 따라 필요한 조치를 취하여야 한다.

제16조(비상반출 및 폐기 등) ① 비상사태 및 이에 준하는 긴급사태에 임하여 자료의 일상적 보존관리가 불가능할 경우에는 관계규정에 의거 따로 취급되어야 할 보안자료를 제외한 모든 자료는 정세분석국장의 책임하에 지정된 보관 장소 밖으로 비상 반출할 수 있다.

② 정세분석국장은 다음 각호의 경우, 해당 자료를 폐기 또는 결손 처분할 수 있다.

1. 자료로서의 가치가 떨어져 더 이상 관리할 필요가 없게 된 자료

2. 3권 이상의 복본을 소장하고 있는 자료로서 열람빈도가 적어 복본을 소장할 필요가 없게 된 자료

3. 심한 훼손으로 더 이상 활용이 곤란하게 된 자료

4. 존안 또는 대출 중 분실된 자료로서 그 책임소재가 불분명하여 변상조치가 어렵게 된 자료 등

제4장  특수자료심의위원회

제17조(목적) 특수자료취급지침 제3조에 의거 통일부에 접수되는 각종 자료의 특수자료여부와 관리개선에 관한 사항을 심의하기 위하여 특수자료심의위원회(이하 “위원회”라 한다)를 정세분석국에 둔다.

제18조(구성) ① 위원회는 위원장 1인, 위원 4인, 간사 1인으로 구성한다.

② 위원장은 정세분석국장이 되며, 위원은 통일부 및 그 소속기관 직원 중에서 통일 및 북한에 대한 연구 경험과 전문 지식이 풍부한 자와 외부 전문연구자를 선정․위촉한다.

③ 간사는 정세분석국 과장 중에서 위원장이 지정하는 자로 한다.

제19조(회의) ① 위원회의 회의는 필요에 따라 수시로 소집한다.

② 위원장이 필요하다고 인정할 경우, 해당 공무원 또는 전문가에게 회의 참석과 자문을 요청할 수 있으며, 예산의 범위 내에서 수당을 지급할 수 있다.

③ 회의 결과는 별지 제2호서식에 의거 작성하여 제출한다.

제5장  자료의 활용

제20조(자료안내) 정세분석국장은 입수된 각종 자료의 목록과 관련 사항 등을 부내외의 이용자에게 가능한 신속히 안내하여야 한다.

제21조(열람자격) 북한자료센터에 소장하고 있는 각종 자료의 열람은 다음에 정한 자에 한한다.

1. 일반자료 및 특수자료

통일부와 그 소속기관의 직원 및 일반 이용자

2. 보안자료

가. 비밀 : 해당 비밀등급에 따른 취급인가자로서 열람이 특별히 필요하다고 정세분석국장이 승인한 자

나. 대외비 : 신분과 열람목적을 확인하여 열람이 필요하다고 정세분석국장이 승인한 자

제22조(열람장소) 제10조에서 정하고 있는 특수자료 및 보안자료를  열람하고자 할 때에는 열람 장소를 지정하거나 제한할 수 있다.

제23조(열람제한) 삭제<2006.3.14>

제24조(대출자격 및 범위) ① 북한자료센터 소장자료는 통일부 및 그 소속기관 직원 대출(이하 “부내대출”이라 한다.)을 우선하는 것을 원칙으로 하며, 부외인사에게도 대출(이하 “부외대출”이라 한다.) 할 수 있다.

② 제10조제1항의 일반자료 내지 제10조제3항의 특수자료를 대출하고자 할 때에는 별지 제3호서식에 의한 자료이용신청서를 제출하여야 한다.

③ 제10조제2항에서 정하는 보안자료를 대출하고자 하는 경우에는 보안업무규정에서 정하는 바에 따라 대출할 수 있다.

제25조(대출수량 및 기간) ① 1인이 1회에 대출받을 수 있는 자료의 수량은 부내대출인 경우에는 10권 이내, 부외대출인 경우에는 5권 이내로 한다.

② 대출기간은 부내대출인 경우에는 30일, 부외대출인 경우에는 7일 이내로 하되 필요한 경우에 그 기간을 단축 또는 연장할 수 있다.

③ 대출받은 자료의 대출기한을 연장하고자 할 때에는 전화 또는 직접 방문 한 후 절차에 따라 다시 대출 받아야 한다.

④ 정세분석국장은 관리목적상 특히 필요한 경우에는 대출 기한내일지라도 자료의 반납을 요구할 수 있다.

제26조(대출우선순위) ① 모든 자료는 부내대출을 우선한다.

② 같은 자격의 대상일 경우에는 별지 제3호서식의 자료이용신청서의 접수순위에 따른다.

제27조(대출제한 및 반납) ① 정세분석국장은 대출받은 자료를 기한 내에 반납하지 아니한 자에게는 신규 대출을 중지하거나 제한할 수 있다.

② 대출받은 자료는 대출받은 자가 타인에게 다시 대출할 수 없다.

③ 대출받은 자가 신분을 상실하거나 장기휴가․휴직․출장 등으로 직장을 1개월 이상 이탈하는 경우에는 대출받은 자료를 즉시 반납하여야 한다.

제28조(반납촉구) ① 정세분석국장은 대출기한이 경과한 후 7일이 지나도 자료를 반납하지 않을 경우에는 별지 제4호서식이나 전자우편을 통해 반납을 독촉할 수 있다.

② 부내대출의 경우, 1차 독촉 후 5일이 경과하여도 자료를 반납하지 않을 때에는 소속 부서장 또는 기관장에게 통보하여 반납을 요구할 수 있다.

제29조(자료의 복사) ① 열람자가 열람 자료의 일부를 복사하고자 할 때에는 별지 제3호서식의 자료이용신청서를 제출하여야 한다.

② 소장 자료의 복사요청이 있을 경우 관계규정의 저촉여부와 보안상의 문제점 등을 종합 검토한 후 승인하여야 한다.

제30조(망실 및 훼손 책임) ① 자료를 열람하거나 대출받은 자는 자료를 분실하거나 훼손하는 일이 없도록 최대한 주의하여 관리하여야 한다.

② 자료를 열람하거나 대출받은 자가 자료를 분실하거나 훼손한 경우에는 그 날로부터 15일 이내에 해당 자료의 신규구입 또는 원상복구에 소요되는 금액을 변상하거나 대출본과 동일한 자료로써 대체 반납하여야 한다.

③ 부내대출의 경우, 제2항의 기한 내에 스스로 변상조치하지 아니할 때에는 그 사실을 소속부서장 또는 기관장에게 통보하여 변상 조치할 수 있도록 협조를 요구할 수 있다.

부   칙(2006. 9.19)

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부   칙(2008. 3.7)

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부   칙

(2009.11.9 통일부훈령 제424호로 일괄개정)

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

〔별지 제1호 서식〕
자 료 수 집 요 청 서
자료형태	자료명 및 저자	발 행 처	발행년	비 고
년 월 일 부서명 : 부서장 (인) 정세분석국장 귀하
210㎜×297㎜[일반용지 60g/㎡(재활용품)]

〔별지 제2호 서식〕
특수자료 심의 의견서
심의번호		심의일자
심의자료
심의결과	공 개( ), 비공개( ), 조건부 공개( )
심 의 의 견
통일부자료관리규정 제19조에 의거, 특수자료 심의결과를 위와 같이 제출합니다. 년 월 일 특수자료심의위원 (인)
210㎜×297㎜[일반용지 60g/㎡(재활용품)]

〔별지 제3호 서식〕
자 료 이 용 신 청 서
신청인	성명		생년월일				□ 남
							□ 여
	주소		전화번호		직장․자택
					휴대폰
	소속		직업(직위)
목적			청구기호		대 출
					일 반	특수
신청목록	1) 2) 3) 4) 5)
			일반	특수	페이지 (p-p)	총매수
복사목록	1) 2) 3) 4) 5)
` 년 월 일 신청인 (인) 통 일 부 장 관 귀하
210㎜×297㎜[일반용지 60g/㎡(재활용품)]

〔별지 제4호 서식〕
자 료 반 납 촉 구 서
주 소 (소속): 귀하 1. 아래 자료는 귀하가 대출한 자료 중 반납기일이 상당기간 경과된 자료입니다. 2. 다른 사람의 이용에 지장이 없도록 년 월 일까지 반납하여 주시기 바랍니다. 3. 귀하가 대출한 자료를 더 이용할 필요가 있는 경우에는 해당자료를 반납한 후 대출기간을 다시 연장하기 바랍니다. 4. 위 기한까지 반납하지 않는 경우에는 망실한 것으로 보아 통일부자료관리규정 제30조에 의거 귀하에게 해당자료의 변상을 요구하도록 되어있음을 알려드리니 협조하여 주시기 바랍니다.
대출자료명 및 저자	대출일자	반납일자	비 고
년 월 일 통 일 부 장 관
210㎜×297㎜[일반용지 60g/㎡(재활용품)]