외교부 훈령 제  호

재외공관보고규정

제1장 총칙

제1조 (목적) 이 규정은 재외공관의 장(이하 "공관장"이라 한다)이 외교부장관(이하 "장관"이라한다)에게 행하는 보고의 종류·내용 및 절차에 관한 사항과 접수된 보고의 처리에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조 (적용범위) 이 규정은 외교부를 원소속으로 하는 재외공무원 및 외교부와그소속기관직제 제54조의 규정에 의하여 재외공관에 두는 공무원(이하 "주재관"이라 한다)에게 적용하며, 주재무관에게는 적용하지 아니한다.

제3조 (보고의 종류) ①공관장이 장관에게 제출하는 보고는 이를 정기보고, 수시보고, 임의보고로 구분한다.

②정기보고는 연 1회 이상 주기적으로 행하는 보고를 말한다.

③수시보고는 정기보고에 속하지 아니하는 사항으로 장관의 지시에 따라 공관장이 행하는 보고를 말한다.

④임의보고는 장관의 지시와 관련없이 행하는 보고를 말한다.

제4조 (보고의 의무) 공관장은 정기보고를 행함에 있어서 그 보고시한을 준수하여야 하며, 수시보고는 지시를 받은 이후 조속 행하되 보고시한이 있는 경우에는 이를 준수하여야 한다.

제5조 (보고의 방법) 보고는 공문 형식으로 작성하여 본부 해당 실·국에 제출한다. 별도 보고서 형태로 작성하는 경우에는 반드시 목차를 첨부하고 페이지를 기재하여 공문에 첨부하여야 한다.

제2장 보고의 통제 및 처리

제6조 (통제 및 조정) 제3조의 규정에 의한 각종 보고를 시행함에 있어 필요한 통제·조정의 권한은 기획조정실장에 속하며, 기획조정실장은 통제 또는 조정을 하기 위하여 필요한 경우 본부 및 국립외교원의 실․국장급 인사와의 협의를 거칠 수 있다.

제7조 (정기보고의 통제) ①이 규정의 본문 또는 별표에 등재하지 아니한 보고에 대하여는 법령 및 기타 행정규칙이 정하는 바에 따른다.

②기획조정실장은 필요한 경우 문서·전문 수발상황을 조사하여 정기보고별로 근거여부·존치필요성 여부 및 보고주기 타당성 여부를 검토하고, 관계 실․국장 또는 기타 부서의 장의 의견을 들어 폐지·통합하거나 보고주기를 조정하도록 장관에게 건의하여야 한다.

제8조 (보고의 처리) ①관계 실·국장은 공관장으로부터 접수된 보고를 분석·평가하여 외교정책 입안시 이를 반영하여야 한다.

②관계 실·국장은 제1항의 분석·평가를 통하여 보고내용이 불충분하거나 시정하여야 할 점이 있다고 판단하는 경우에는 공관장에게 이를 시달할 수 있다.

제3장 정세보고

제9조 (정기정세보고) ①공관장은 주재국 및 겸임국의 정세에 대한 연례 정세보고를 매년 1월말까지 제출하여야 한다.

②제1항의 정세보고는 주요정세동향, 주요정세전망 및 평가․건의를 포함하여 별지 제1호 서식에 따라 작성하되 각 공관별 사정에 따라 서식의 일부내용을 변경할 수 있다.

제10조 (수시·임의 정세보고) 정기정세보고 이외에 중요정세의 변동발생시 등 공관장이 필요하다고 판단하는 경우와 장관이 지시하는 경우에는 별도의 보고서를 수시로 제출하여야 한다.

제4장 재외공관활동보고

제11조 (연간사업계획 및 외교업무심사분석보고) ①공관장은 주재국 또는 주재지에서의 당해연도 연간 활동사업에 관한 종합계획(주재관 활동계획을 포함한다) 및 전년도 외교업무심사분석결과를 각각 별지 제2호서식에 따라 당해연도 1월20일까지 보고하여야 한다. 단, 당해연도 상반기 외교네트워크구축비 집행현황은 매년 7월20일까지 제출하여야 한다.

②연간사업계획 및 외교업무심사분석 보고는 다음 각호의 업무분야별로 구분하여 작성하되 단일보고서로 제출하여야 한다. 단, 공관별 실정에 따라 보고 대상을 조정할 수 있다.

1. 정무활동

2. 경제외교활동

3. 홍보문화활동

4. 영사교민활동

5. 기타

제12조(공관장 활동보고) 공관장은 정무, 경제·통상, 문화․홍보 및 재외국민·영사 활동을 망라한 전반적인 활동실적보고를 별지 제3호 서식에 의하여 일자순으로 간략하게 작성하여 익분기 초월 15일까지 보고하여야 한다.

제5장 재외국민·영사 사무보고

제13조 (정기보고의 종류)

공관장이 재외국민·영사사무에 관하여 행하는 정기보고는 다음 각호의 업무로 구분한다.

1. 출입국업무

2. 여권업무

3. 영사업무

제14조 (정기보고의 목록)

제13조의 규정에 의한 정기보고 목록은 별표 1과 같다.

제6장 행정관계보고

제15조 (정기보고의 종류)

공관장이 제출하여야 할 행정관계 정기보고는 다음 각호의 업무로 구분한다.

1. 보안업무

2. 예산회계업무

제16조 (정기보고의 목록)

제14조의 규정에 의한 정기보고 목록은 별표 2와 같다.

제7장 주재관보고

제17조 (보고의 종류와 방법) ①주재관은 「재외공무원복무규정」 제14조의 규정에 의한 정기활동보고와 수시보고를 하여야 한다.

②주재관 보고는 「재외공무원복무규정」 제16조의 규정에 의한 외교부와 재외공관간의 업무연락방법에 의하여 시행한다.

③제1항에 따른 정기활동보고는 별지 4호 서식에 의하여 주재관이 작성하되, 해당 공관장의 확인을 받아 익반기 초월 말일까지 본부에 도착되도록 하여야 한다. <개정 2015.2.27.>

제18조 (활동보고서의 활용) 해당 공관장은 제16조 제1항에 따른 주재관의 정기 활동보고 실적을 동 주재관에 대한 근무실태보고서 작성 및 성과계약평가에 반영하여야 한다.

제8장 보칙

제19조 (총영사관 등의 활동보고) ①대표부, 총영사관, 영사관 및 주교황청대사관은 특별히 지시를 받는 경우를 제외하고는 제9조의 규정에 의한 정기정세보고 및 제11조 제2항 제1호의 정무활동 보고를 생략할 수 있다. 다만, 대사관이 설치되지 아니한 지역의 대표부 및 총영사관의 장은 이를 행하여야 한다.

②주교황청대사관은 제11조 제2항 제2호의 경제·통상활동보고를 생략할 수 있다.

제20조 (국제기구 주재공관) 국제기구에서 정부를 대표하는 공관장은 제11조 제2항 4호 및 제5장 규정의 보고를 생략할 수 있다.

제21조 (소규모 공관에 대한 특례) 직원(공관장 및 주재관 포함)의 수가 3인 이하인 대사관․대표부 또는 2인 이하인 총영사관․영사관의 장은 동 규정에도 불구하고 장관의 지시에 따라 일부보고를 행하지 아니할 수 있다.

부칙 <제195호, 2015.1.30>

이 훈령은 발령한 날로부터 시행한다.

부칙 <제   호, 2015.2.27>

이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.

[별지 제1호서식]

연 례 정 세 보 고 서

I. 핵심요지

II. 상세내용

1. 주요 정세동향

가. 정치

나. 경제

다. 대외관계

라. 남북한 관련 특기사항

마. 기타사항

2. 주요 정세전망 (※1항과 같은 세부항목으로 구성)

3. 평가 및 건의

[별지 제2호서식]

ㅇㅇ년도 외교업무심사분석 및 ㅇㅇ년도 사업계획

공관(실․국명)

Ⅰ. ㅇㅇ년도 외교네트워크구축비 집행내역 및 심사분석

1. 집행내역 개요

(단위 : 천원, 미불)

구분	예산액			집행액			잔액
	일반 수용비	사업추진비	소계	일반수용비	사업추진비	소계	일반수용비	사업추진비	소계
정기지원
특별지원
합계

2. 상세집행 내역

(단위 : 천원, 미불)

집행일자	장소	지출액	목적	주최자	접촉대상	집행분야
합계

3. 외교업무 심사분석

(단위: 천원, 미불)

구분	실적 및 평가	집행액
정무활동
경제외교활동
홍보문화활동
영사교민활동
기타
합계

Ⅱ. ㅇㅇ년도 사업계획

(단위 : 천원, 미불)

구분	세부활동계획	분기별 예산 집행계획
		1/4	2/4	3/4	4/4	합계
정무활동
경제외교활동
홍보문화활동
영사교민활동
기타
합계

[별지 제3호서식]

공 관 장 활 동 보 고

(     년    /4분기)

공관명  :

공관장  :  직위             성명            서명

일 자	활 동 내 역 (목적․내용․성과)	접 촉 대 상 (소속․직위․성명)

[별지 제4호 서식] <개정 2015.2.27.>

주 재 관 정 기 활 동 보 고

(     년    반기)

공관명:

작성자	성 명:	(서명)

직위(직급):

소관업무분야(원소속부처):

부임일자:

확인자	성 명:	(서명)

직 위:

1. 당해 반기 활동실적 통계 (각 항목별 건수 기재)

활동 실적*	주요인사 접촉 실적	전문 발송 실적	방문단 지원 실적		우리기업/국민 지원 실적	공관 주요행사 지원 실적	기타 업무실적
			주재국 인사 방한	우리 인사 주재국 방문

※ 경찰/출입국 분야의 경우, 민원처리건수로 작성

2. 주요활동실적

ㅇ 당해 반기중 활동내용 및 성과 상세

※ 각 활동사안별로 아래 사항을 포함하여 작성

① 사안의 쟁점 또는 핵심

② 진행현황

③ 그간의 성과 및 향후 전망

3. 주재국(또는 해당 국제기구) 주요인사 접촉 실적

※ 각 접촉 대상인사별로 아래 사항을 포함하여 작성

① 대상인사 성명․소속․직위

② 접촉일자 및 접촉방법(오만찬 주최 또는 피초청, 면담 접수 또는 방문, 행사참석계기, 회의참석계기 등)

③ 접촉 내용 및 성과

※ 분량이 많을 경우는 보고서 본문에 작성하지 말고, 별도 첨부

4. 전문발송 실적

연 번	전문번호	일 자	제 목

5. 방문단 지원 실적

1) 주재국 인사 방한 지원

2) 우리 인사 주재국 방문 지원

6. 우리 기업/국민 지원 실적

7. 공관 주요행사 지원 실적

8. 소관업무 관련 주재국(또는 해당 국제기구) 동향

※ 일반적인 주재국 정치/경제 정세보다는 소관 업무분야 동향 위주로 작성

9. 기타 업무실적

[별표 1]

재외국민·영사 사무보고 정기보고 목록

구분	보 고 명	보고시기	관련조항
출입국 업무	반기별 사증발급현황 (국적별·자격별)	익반기 초월 15일	출입국관리법시행규칙 제82조
여권업무	폐기여권현황보고	익분기 초월 15일	여권법시행령 제37조 제2항
	사진부착식 공백여권 수불보고, 사진부착식 폐기여권 및 T/C관리기록부, 폐기신원정보지 관리, 사진부착식 여권 재발급현황	익분기 초월 15일
	여권직권폐기보고	익분기 초월 10일
영사업무	영수필증 판매실적 보고, 영사업무 수입금 결산부, 수입금 출납계산서	익분기 초월 15일	여권법시행령 제37조 제2항
	수입금 집행잔액	매년 1월 5일
	영사수입금 송부	매년 1월 15일

[별표 2]

행정관계 정기보고 목록

구분	보 고 명	보고시기	관련조항
보안 업무	보안업무 심사분석 보고	매년 7월 20일	외교부보안업무규정시행세칙 제73조
	비밀소유현황보고	익반기 초월 10일	외교부보안업무규정시행세칙 제47조
	외교정보통신시스템 암호, 보안장비 및 자재 보유현황 보고	익반기 초월 10일	외교부 정보통신보안지침 제27, 33, 59조
예산 회계 업무	수입금 출납 계산서	익분기 초월 20일	재외공관회계사무처리규정 제21조
	관서 운영경비 출납 계산서	익월 20일	재외공관회계사무처리규정 제21조