대산지방해양항만청 예규 제10호(2008. 7. 3 제정)

대산지방해양항만청 기록관 설치 및 운영에 관한 규정

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물관리에 관한 법률」(이하 “공공기록법”이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 의하여 대산지방해양항만청기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “기록물”이라 함은 대산지방해양항만청의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 대장, 도면, 카드, 시청각물, 간행물, 행정박물, 도서, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.

2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존․관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비 등을 갖춘 기구를 말한다.

제3조(적용범위) 이 규정은 대산지방해양항만청에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제4조(소속 및 인원구성) ①기록관은 총무과에 설치하고, 당해 부서의 장(총무과장)이 기록관장이 된다.

②기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리, 정리, 기술, 기록정보 관리, 보존업무 등 기록물관리의 업무수행에 필요한 인력을 배치하여야 한다.

③기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자 및 담당자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(자문위원의 위촉 등) ①기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.

②자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 대산지방해양항만청장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 3년으로 하며, 연임할 수 있다.

제6조(주요업무 및 업무분장) ①기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립․시행

2. 소관기록물 수집․관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사․연구․검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리

9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류

10. 기록물 서고 관리

11. 기록물관리실태조사 및 점검

12. 기록물관리 지도․교육운영계획의 수립 및 시행

13. 기록물관리에 대한 지도․감독 및 지원

14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

15. 기록관의 시설 및 장비관리

16. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

17. 소관 기록물의 검색․열람제공

18. 정보공개 접수 창구 운영

19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

②제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(기록물의 생산) ①기록관장은 각 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산․등록될 수 있도록 하여야 한다.

②기록관장은 「공공기록법 시행령」제17조 내지 제19조에 따른 조사․연구․검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록․관리 기준을 작성․관리하여야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산･관리하는 경우에는 작성하지 아니할 수 있다

제8조(기록물의 등록) 모든 기록물(비전자 포함)은 생산․접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.

제9조(기록물의 정리) ①기록관장은 각 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부․접근권한 재분류, 분류․편철․확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.

②처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

③기록관장은 각 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관) ①기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.

②제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.

③직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 보존) ①기록관은 인수한 기록물을 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

②제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(기록물의 평가 및 폐기) ①기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록법」 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행한다.

②기록관에서 기록물 평가 및 폐기하고자 할 때에는 공공기록물관리에관한법률시행규칙 별지 제10호의 서식에 따라 기록물평가심의서를 작성하고 생산부서의견조회, 전문요원심사, 기록물평가심의회 심의를 거쳐 보존기간재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리해야 한다.

③기록물의 평가심의회를 거쳐 폐기가 확정된 기록물은 기록관장의 책임 하에 이를 행한다

제13조(기록물평가심의회 설치)①기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.

②심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 각 과장 및 관련분야 외부전문가 2인으로 구성한다.

③외부위원은 제5조 제1항의 업무 및 대산지방해양항만청 업무의 관련분야에 전문성을 갖춘 자로서 대산지방해양항만청장이 위촉하며, 위촉기간은 3년으로 하며, 연임할 수 있다.

④심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 총무과 서무담당으로 한다.

제14조(심의회의 소집 및 의결) ①심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.

②심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③처리과의 장은 회의개최가 필요하다고 판단되는 경우에는 위원장에게 회의소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최사유를 검토하여 필요하다고 판단되는 경우 회의를 소집할 수 있다.

④간사는 회의록을 작성하여 그 기록을 유지․관리하여야 한다.

제15조(위원장의 직무) ①위원장은 심의회를 대표하며, 심의회의 운영을 통할한다.

②위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 공무원인 위원 중에서 직제 순에 따라 그 직무를 대행한다.

제16조(보안관리) ①기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

②기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 하고, 별지 제1호의 서식에 의한 기록관 출입대장을 작성하여야 한다.

③소속기관의 장은 기록물을 기록관으로 이관하고자 할 때에는 이관시 보안업무규정에 의하여 필요한 보안조치를 하여야 한다.

제17조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 기록관의 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

제18조(점검) 기록관의 서고관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부

2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제19조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장․단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제20조(열람 및 대출의 자격) ①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 소속기관의 직원

2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

②제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제21조(열람 준수사항) ①열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.

1. 기록물의 훼손․오손 또는 파기

2. 무단으로 열람실 외로의 반출

3. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴

4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

②기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 한다.

③기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 담당자의 지시에 따라야 한다.

제22조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하고자하는 자는 별지 2의 기록물 반출․반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제23조(열람․대출의 제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람․대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람․대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제24조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제25조(대출 기록물의 반납) ①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제26조(자료의 제출 요구 등) 기록관장은 기록물관리제도의 원활한 운영과 발전을 위하여 기록물관리에 관한 자료를 처리과 장에게 요구할 수 있다.

제27조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ①기록관장은 기록물관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

②기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제28조(기타 운영에 필요한 사항) 이 규정에서 정한 것을 제외하고 기록관의 운영에 관하여 필요한 사항은 기록관장이 정한다.

제29조(세부사항) 이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부     칙

①(시행일) 이 부칙은 공포한 날부터 시행한다.

[별지 제1호서식]

기록관 출입대장

일 자 (년. 월. 일.)	출 입 자 인 적 사 항				출 입 사 유	담당자 확 인
	소 속	직 급	연락처	성 명 (서명)

[별지 제2호서식]

기록물 반출 ․ 반입서

일 자 (년월일)	구 분 (반출/반입)	반출/반입자 인적사항			기 록 물 목 록				반출 기간	반출 및 반입자 확인	담당자 확인	비고
		소 속	직 급	연락처	서가위치 (등록번호)	제 목	형 태	수 량