기록물관리 표준화 업무 운영규정

제정 2009. 11. 23. 국가기록원 훈령  제61호

개정 2013.  9. 24. 국가기록원 훈령  제88호

개정 2014. 12.  8. 국가기록원 훈령  제94호

개정 2015.  6.  1. 국가기록원 훈령 제102호

제1장  총  칙

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제39조 및 제40조, 시행령 제75조에 따라 국가기록원이 추진하는 기록물관리의 표준화에 대하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) ①"기록물관리 표준”이란 최적의 수준으로 기록물관리 업무를 수행하기 위해 공통적이고 반복적으로 적용되는 공인된 기준을 말한다. 표준은 적용범위에 따라 국가표준, 공공표준, 원내표준으로 분류하며, 내용에 따라 표준, 지침(매뉴얼을 포함한다), 기술규격으로 구분된다.

②"표준화”란 기록물관리 표준, 지침, 기술규격을 제정·시행하는 것을 말한다.

③"국가표준”이란 국가 전체에 적용되는 표준으로 국가기술표준원장이 한국산업표준(KS)으로 고시하는 표준을 말한다.

④"공공표준”이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」에서 정한 공공기관 및 기록물관리기관에 적용하는 표준으로 중앙기록물관리기관의 장이 고시하는 표준을 말한다.

⑤"원내표준”이란 국가기록원에 적용되는 표준으로 국가기록원장이 확정·시행하는 표준을 말한다.

제2장  표준화 추진체계

제3조(표준전문위원회) ①국가기록원장은 기록물관리 표준화 계획, 국가표준 및 공공표준의 제정안·개정안 및 폐지안 심의를 위하여 국가기록관리위원회 산하에 표준전문위원회를 설치·운영한다.

②표준전문위원회 구성 및 운영은 「공공기록물 관리에 관한 법률」시행령 제13조(전문위원회의 구성·운영)에 따른다.

제4조(표준화 주관부서) 국가기록원장은 기록물관리 표준화 업무를 추진하기 위하여 표준화 주관부서를 지정·운영하여야 한다. 표준화 주관부서는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 표준화 과제의 수요조사, 표준화 계획의 수립

2. 표준전문위원회 및 표준화 작업반 운영

3. 표준의 제정안·개정안 및 폐지안 작성 및 예고고시, 확정고시 등 절차 주관

4. 기록물관리 표준화에 대한 국내·외 협력 추진

5. 기타 기록물관리 표준화에 관한 사항

제5조(표준화 협조부서) ①표준화 협조부서는 표준의 제정안·개정안 및 폐지안과 관련된 업무를 수행하는 국가기록원의 부서를 말한다.

②표준화 협조부서는 제7조 제2항에 의한 표준화 계획에 따라 표준안 작성에 참여하거나 협조하여야 한다.

제6조(표준화 작업반) ①표준화 주관부서의 장은 표준안의 효율적인 작성 및 검토를 위해 표준화 작업반을 구성·운영할 수 있다.

②제1항에 의한 표준화 작업반은 표준화 주관부서 및 협조부서, 각급기관 기록물관리 담당자, 관련분야 전문가 및 이해관계자 등으로 구성한다.

제3장  표준화 절차

제7조(계획수립) ①표준화 주관부서의 장은 기록물관리 표준화와 관련하여 표준화 중장기 계획 및 연도별 추진계획을 수립하여야 한다.

②제1항에 의한 연도별 추진계획에는 표준화 과제, 표준안 작성 및 협조 부서를 명시하여야 한다.

③표준화 과제는 국가기록원 및 각급 공공기관, 기록관리 관련 단체 등 의견을 수렴하여 선정하여야 한다.

④표준화 중장기 계획 및 연도별 추진계획은 표준전문위원회 및 국가기록관리위원회의 심의를 거쳐 국가기록원장이 확정한다.

제8조(표준안 작성) ①표준안은 공공기관, 민간기관 또는 개인 등 누구나 작성하여 표준화 주관부서에 제출할 수 있다.

②제1항에 의하여 제출된 표준안은 표준전문위원회 심의를 거쳐 표준화 적합 여부를 검토하여야 한다. 다만, 제7조 제4항에 따라 확정한 표준화 추진계획에 의하여 국가기록원 또는 표준화 작업반에서 작성한 표준안은 표준전문위원회 심의를 생략한다.

③표준화 주관부서의 장은 표준화 협조부서나 이해관계자와의 협력 또는 표준화 작업반 운영을 통해 표준안을 작성한다.

제9조(예고고시) ①제8조에 의해 작성된 표준안 중 공공표준 제정안·개정안 및 폐지안은 다음 각 호의 사항을 관보 및 국가기록원 인터넷 홈페이지에 고시하여 이해관계인의 의견을 수렴하여야 한다.

1. 표준안의 명칭

2. 표준안의 주요골자 및 제정·개정 및 폐지 등의 사유

3. 의견제출 기한

4. 의견 제출처

5. 기타 필요하다고 인정하는 사항

②제1항에 따른 의견 제출은 별지 제1호 서식을 따른다.

③예고고시 기간은 특별한 사유가 없는 한 20일 이상으로 한다.

④표준화 주관부서의 장은 예고고시 과정에서 제출된 의견을 검토하여 표준안에 반영하여야 한다.

제10조(심의) ①표준화 주관부서의 장은 표준안의 효율적인 심의를 위하여 표준전문위원회에 사전 검토를 요청하여야 한다.

②표준전문위원회는 심의한 표준안에 대한 최종 의견을 별지 제2호 서식에 따른 표준전문위원회 안건 심의서에 기재하여야 한다.

③표준화 주관부서의 장은 표준전문위원회의 심의결과를 반영한 표준안을 국가기록관리위원회에 상정하여 표준의 제정·개정 및 폐지에 관한 심의·의결을 거쳐야 한다.

④표준화 주관부서의 장은 국가기록관리위원회의 심의·의결을 마친 표준안을 국가기록원장에게 보고하여 확정한다.

제11조(확정고시) 표준화 주관부서의 장은 확정된 표준에 대하여 별표 1에 따른 표준번호를 부여하고 관보 및 홈페이지에 고시한다. 다만, 원내표준은 국가기록원 홈페이지에 게재한다.

제12조(원내표준 처리절차) ①제8조에 따라 작성된 원내 표준안은 국가기록원 내 의견조회를 거쳐야 하며, 의견이 제출된 경우 표준화 주관부서는 이를 검토·반영하여야 한다.

②표준화 주관부서의 장은 제1항에 따라 작성된 표준안을 국가기록원장에게 보고한 후 확정·시행한다.

제13조(국가표준 제안) ①표준화 주관부서의 장은 작성된 국가표준안에 대해 표준전문위원회 심의 및 국가기록관리위원회 심의·의결을 거쳐 국가기술표준원에 제출하여야 한다.

②표준화 주관부서의 장은 국가표준화가 효율적으로 추진될 수 있도록 「산업표준화법」에서 정한 국가표준화 절차에 적극 협조하여야 한다.

제4장  표준의 유지관리 및 활용 확대

제14조(적합성 검토) ①표준화 주관부서의 장은 제정 또는 개정된 표준의 적합성 여부를 시행일로부터 3년 이내에 검토하여야 한다.

②제1항에 의한 적합성 검토는 법령 개정, 운영상의 보완 사항, 기타 업무 환경의 변화 등을 포함하여야 하며, 적합성 검토결과는 제7조에 따른 표준화 계획에 반영하여야 한다.

제15조(기록물관리 표준의 보급 및 활용 확대) ①표준화 주관부서의 장은 기록물관리 표준의 효율적 활용을 위하여 제정·개정 및 폐지된 표준을 국가기록원 홈페이지에 게시하여야 한다.

②표준화 주관부서의 장은 기록물관리 표준의 개발 및 이용 활성화를 위해 국내외 표준화 동향 조사, 표준관련 자료집 발간 등을 하여야 한다.

제5장  보 칙

제16조(표준의 작성요령) ①공공표준 및 원내표준의 작성은 「기록관리 표준의 서식과 작성방법」(공공표준)을 따른다.

②국가표준의 작성은 국가기술표준원에서 정한 서식을 따른다.

제17조(수당) ①표준화 주관부서의 장은 표준전문위원회에 참석한 위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

②제1항의 수당, 여비 등 경비지급에 관한 세부사항은 「회의 참석수당 등 지급규정」(국가기록원 예규)을 따른다.

제18조(운영세칙) 이 규정에서 정한 사항 이외에 기록물관리 표준화에 관하여 필요한 사항은 국가기록원장이 정한다.

부  칙

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

<별표 1>

기록물관리 표준 번호부여

1. 국가표준의 번호부여 방법은 한국산업표준(KS) 번호부여체계를 따른다.

2. 공공표준 및 원내표준의 번호부여 방법은 다음과 같다.

NAK/S(WD) X:YYYY(vZ.Z)

①  ② ③   ④   ⑤    ⑥

① 제정기관 : 국가기록원(National Archives of Korea)

② 분류기호 : 표준의 내용에 따라 구분

기호	풀이말	설 명
S	Standard	표준 (기록물관리 업무에 공통으로 적용되는 기준이나 절차)
G	Guide	지침 (법령이나 표준의 실행에 필요한 구체적인 기준이나 절차)
TS	Technical Specification	기술규격 (시스템, 제품, 데이터 등에 대한 기술명세)
A	Archives	원내표준 (국가기록원내에만 적용되는 표준)

③ 표준안 구분기호 : 표준 확정 이전에 표준안의 단계에 따라 구분

기호	풀이말	설 명
CD	Committee Draft	위원회안(위원회에서 심의중인 표준안)
WD	Working Draft	작업초안(표준화작업반 등에서 작성한 표준초안)

④ 일련번호 : 표준마다 고유하게 부여되며, 최초 제정 시 부여된 번호는 개정 및 폐지 후에도 고유하게 남는다. 표준을 ‘부’로 나눌 경우에는 1-1, 1-2와 같이 표시한다.

⑤ 제․개정 연도 : 표준의 제정․개정 등 고시 연도를 말한다.

⑥ 문서 버전 : 표준 문서의 이력을 파악하기 위한 것이며, 전부개정시 소수점 앞자리를 증가시키고, 일부개정 시에는 소수점 뒷자리를 증가시킨다.

예) NAK/S 1:2009(v1.0) : 기록관리 표준의 서식과 작성방법

예) NAK/S 15-1:2009(v1.1) : 특수유형 기록물 관리절차 제1부: 간행물

예) NAK/TS(CD) 2:2009(v2.0) : 전자기록물 장기보존포맷 기술규격 위원회안

<별지 제1호 서식>

기록물관리 표준(안) 검토의견서

검토일 :      년   월   일

기관명(소속)			부서명
직급․직위			성명
연락처			이메일
표준(안)명
검토의견(총평)
세부항목 검토의견
의견항목	원 안	대 안			사유

<별지 제2호 서식>

표준전문위원회 안건 심의서

1. 단일안건 심의서

안건명
가	부	심의의견

위원명 (서명)

2. 다수안건 심의서

안건명
세부안건명	가	부	심의의견

위원명 (서명)

3. 심의서 취합 집계표

안건명
가	부	비고
되었음을 공표함 20 . . . 간사위원 (서명)

가. 안건명 : 심의안건의 대표명을 기재

나. 세부안건명 : 개별적으로 심의를 해야 하는 안건명을 기재

다. 가부의사표시 : 가부의사는 해당 난에 기호 ‘○’로 표기