동해지방해양수산청 기록관운영규정

제정 2008. 7. 24.  동해지방해양항만청 예규 제19호

개정 2016. 3. 10.  동해지방해양수산청 예규 제104호

제1장 총  칙

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조와 「공공기록물관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제10조 및 「해양수산부 기록관운영규정」제3조에 의하여 동해지방해양수산청 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “기록물”이란 동해지방해양수산청이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 대장, 도면, 카드, 시청각물, 간행물, 행정박물, 도서, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.

2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. “기록관”이라 기록물을 체계적으로 보존․관리하고 효율적으로 활용하기 위해 필요한 보존서고 및 시설, 사무·열람·정리 공간 및 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리전문요원 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존, 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(적용범위) 이 규정은 동해지방해양수산청(이하 “동해청”이라 한다)에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제2장 구성 및 분장업무

제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 운영지원과에 설치하고, 운영지원과장을 기록관장으로 한다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리, 기록정보의 관리, 보존, 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 적정 인력을 배치하여야 한다.

③ 기록관장은 기록물관리 업무의 효율적인 수행을 위하여 기록물을 처리하는 부서(이하 “처리과”라 한다)의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에  관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립․시행

2. 소관기록물 수집․관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사․연구․검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리

8. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류

9. 보존서고 관리

10. 기록물관리 실태조사 및 정수점검

11. 기록물관리 교육운영계획의 수립 및 시행

12. 처리과의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

14. 기록물관리시스템의 설치 및 운영

15. 중요 기록물 및 활용가치가 높은 기록물의 디지털 자료 변환

16. 소관 기록물의 검색․열람 제공

17. 정보공개 접수창구 운영

18. 기록물 편찬․전시․홍보에 관한 사항

19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물의 관리

제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 각 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산․등록될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관장은 영 제17조 부터 제19조까지에 따른 조사․연구․검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록․관리 기준을 작성․관리하여야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산･관리하는 경우에는 작성하지 아니할 수 있다.

제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수하고 등록번호를 부여하여야 한다.

② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록·관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자적으로 관리될 수 있도록 조치하여야 한다.

제8조(기록물의 정리) ① 기록관장은 각 처리과에서 생산·완결된 기록물의 정리를 위해 매년 2월말까지 공개여부․접근권한 재분류, 분류․편철․확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.

② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

③ 기록관장은 각 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제9조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 이관 받아야 한다.

② 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 「공공기록물관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 “규칙”이라 한다) 별지 제3호 서식에 따라 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.

③ 제2항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간  기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며 해당 기록물의 보존기간을 초과할 수 없다. 또한, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.

④ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제10조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열 방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온  항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제11조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 규칙 제35조의 규정에 따라 시행한다.

② 기록관에서 기록물을 평가 및 폐기하고자 할 때에는 규칙 별지 제10호의 서식에 따라 기록물평가심의서를 작성하고 생산부서의견조회, 전문요원심사, 기록물평가심의회 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리해야 한다.

③ 기록물평가심의회를 거쳐 폐기가 확정된 기록물은 기록관장의 책임 하에 이를 행한다.

제12조(기록물평가심의회 구성 및 운영) ① 기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.

② 심의회는 위원장 1인과 위원 4인으로 구성한다.

③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 선원해사안전과장, 항만물류과장 및 관련분야 외부전문가 2인으로 구성한다.

④ 외부위원은 동해지방해양수산청 업무의 관련 분야에 전문성을 갖춘 자로서 청장이 위촉하며, 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.

⑤ 기록관장은 위촉된 심의위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 전문요원 또는 위원장이 지정하는 담당자가 된다.

⑦ 기록물평가심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가·폐기 등에 관한 사항

2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항

3. 그 밖에 기록물의 평가·폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

제13조(심의회의 소집 및 의결) ① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.

② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③ 처리과의 장은 회의개최가 필요하다고 판단되는 경우에는 위원장에게 회의소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최사유를 검토하여 필요하다고 판단되는 경우 회의를 소집할 수 있다.

④ 간사는 회의록을 작성하여 그 기록을 유지․관리하여야 한다.

제14조(위원장의 직무) ① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회의 운영을 통할한다.

② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 공무원인 위원 중에서 직제 순에 따라 그 직무를 대행한다.

제4장 기록물의 전산화관리

제15조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한  보존․관리를 위하여 영 제60조제1항 별표 6의 기준에 따른 보존시설․장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한  보존서고 공간 및 작업·열람·사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 열람서비스에 필요한 장비를 갖추어야 한다.

제16조(주요기록물의 전산화 등) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보를 신속한 검색․활용할 수 있도록 하여야 한다.

제5장 보안관리 및 점검

제17조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존 서고를  제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야한다.

② 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람․견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

③ 기관장은 기록물을 기록관으로 이관하고자 할 때에는 이관시 보안업무규정에 의하여 필요한 보안조치를 하여야 한다.

제18조(재난대비계획의 수립) 기록관장은 기록관의 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비계획을 작성· 운영하여야 한다.

제19조(보존서고 점검) ① 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화시설의 작동상태 점검

2. 보존 기록물의 정수점검 및 보존상태 점검

3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황 점검

제6장 기록물의 대출 및 열람

제20조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장․단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제21조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 해양수산부 및 소속기관의 직원

2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

3. 해양수산부 및 소속기관에 파견된 직원

① 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제22조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손․오손 또는 파기

2. 무단으로 기록관 밖으로의 반출

3. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴

4. 기록관 내부로의 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 별지1호서식의 기록관 출입대장에 필요한 사항을 기재하도록 한다.

③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제23조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되면 1회에 한하여 10일 범위에서 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지2호의 기록물 반출․반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제24조(열람․대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람․대출하고자 하는 경우

2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람․대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제25조(대출 기록물의 전대 금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제26조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 등 복무상황이 변경되었을 경우

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제27조(자료의 제출 요구 등) ① 기록관장은 기록물관리제도의 원활한 운영과 발전을 위하여 기록물관리에 관한 자료를 각 처리과의 장에게 요구할 수 있다.

제7장 보  칙

제28조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 처리과의 기록물관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리  책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제29조(기타 운영에 필요한 사항) 이 규정에서 정한 것을 제외하고 기록관의 운영에 관하여 필요한 사항은 기록관장이 정한다.

제30조(세부사항) 이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부      칙 (2008.7.24. 제정)

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부      칙 (2016.03.10. 개정)

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

[별지 제1호서식]

기록관 출입대장

일 자 (년. 월. 일.)	출 입 자 인 적 사 항				출 입 사 유	담당자 확 인
	부서명	직 급	성명	연락처

[별지 제2호서식]

기록물 반출․반입서

반출 일자	년 월 일			반출/반입자 인적사항				담당확인
				부서명	직급	성명
반입 일자	년 월 일
				사 유
기록물목록 (단위: 철)
일련 번호		서가 위치 (등록번호)	생산 년도	제 목		기록물 형태	수량		확인