【붙임1】

국가기록원 이관을 위한 보존매체 수록 기준

2007. 10

국가기록원

국가기록원 이관을 위한 보존매체 수록 기준

각급 행정기관(기록관)은 공공기록물관리에관한법률 제21조 및 동법시행령 제39조, 제49조에 의거 기록물을 보존매체(광디스크)에 수록하는 경우 다음 사항을 반영하여 제작하고, 공공기록물관리에관한법률시행령 제52조에 의거 보존매체를 국가기록원이 지정한 시기에 송부하여야 합니다.

1. 구조

○ 보존매체를 PC에 넣으면 자동실행을 위한 프로그램이 포함되어야 함

- 보존매체를 PC에 넣으면 프로그램이 실행되어야 하며, 이 프로그램은 기록물철(綴), 기록물건(件), 특수목록 검색기능, 이미지 출력기능을 포함해야 함

- 다만 자동실행이 어려운 경우 보존매체를 직접 선택하여 실행할 수 있어야 함

- 보존매체 자동실행 프로그램은 실행중 생성될 수 있는 임시 파일외에 어떤 프로그램도 별도로 설치하거나 설치되어서는 안됨

○ 보존매체는 기관별→처리과별→기록물철별→기록물건별→기록물이미지의 단계로  연결되어야 함

○ 기록물 이미지는 건별로 묶어 확인할 수 있도록 조치되어야 함을 원칙으로 한다.

【보존매체 구조 예시】

• 매체번호는 제작일련번호로 기록관코드 + 일련번호로 구성

⇒ (보존매체) 기록관코드폴더 + 실행프로그램

⇒ (기록관코드폴더) 처리과코드폴더 + 색인 및 이미지정보 텍스트 파일

⇒ (처리과코드폴더) 이미지폴더 (기록물철등록일련번호)

⇒ (이미지폴더) 이미지 파일(처리과코드+기록물철등록일련번호

+권호수+건일련번호)

※ 코드 또는 일련번호 구성체계

기록관코드 : 7자리(현행 표준코드 사용)

제작일련번호 : 6자리(기관별 000001부터 시작)

처리과코드 : 7자리(현행 표준코드 사용)

기록물철등록일련번호 : 6자리(000001부터 사용)

권호수 : 3자리(001부터 사용)

건일련번호 : 4자리(건별 0001부터 사용)

2. 목록입력정보

○ 목록입력정보 파일의 규격

- 행정기관의자료관시스템규격표준제정(2003.8)

“IV. 전자문서시스템과 자료관시스템 이관데이터 규격” 참조

- 기록물철등록일련번호

“기록물철등록부 데이터 규격“ 의 기본등록사항ㅡ기록물철등록일련번호(6)

- 기록물건등록일련번호

“기록물등록대장 데이터 규격“ 의 기본등록사항ㅡ생산(접수)등록번호(13)

기록물철등록일련번호(6) + 권호수(3) + 건일련번호(4)

- 기록물건 쪽수

“기록물등록대장 데이터 규격” 의 기본등록사항ㅡ쪽수(6자리로 변경)

○ 기록물철과 건의 등록일련번호는 고유한 번호를 사용해야 하며, 절대 중복되어서는 안됨(기록물철의 일련번호는 처리과 단위로 000001부터 부여)

○ 항목의 구분자는 TAB 으로 함

3. 이미지파일정보

○ 매체의 모든 이미지 파일 정보로 항목의 구분자는 TAB으로 함

(1) 이미지파일명

(2) 페이지번호

(3) 흑백/칼라 구분 : bpp (Bits Per Pixel) : 흑백=1, 칼라=8, 24, ......

(4) 해상도 : dpi

(5) 가로크기 : dot

(6) 세로크기 : dot

(7) 페이지 타입 : 일반페이지=0, 끝페이지=9(선택사항)

4. 이미지 파일 형식 요구사항

구 분	흑백	그레이/칼라
File Format	Multi Page Tiff
해 상 도	300 DPI 이상	300 DPI 이상
압축방식	CCiTT Group 4	PackBits/Uncompressed LZW/TIFF-JPEG

5. 파일 이름 부여 기준

○ 매체에 수록되는 모든 파일은 다음의 기준을 따른다.

- 기록물철 색인 정보 파일 : data_book.txt

- 기록물건 색인 정보 파일 : data_record.txt

- 특수목록 색인 정보 파일 : data_special.txt

- 이미지정보 색인 파일    : data_imagefile.txt

- 실행파일                : data_viewer.exe

- 보존매체 정보파일       : data_dvdinfo.txt

6. 법령사항

○ 기록물을 수록하는 광디스크는 한번 입력후 삭제․수정 또는 재수록이 불가능한 형태의 광디스크를 사용(규칙제25조제1항)

○ 기록물을 광디스크에 수록하고자 하는 때에는 당해 기록물을 우선 전산기의 기억장치에 입력하여 입력자료의 이상유무를 검사한 후 광디스크에 옮겨 수록(규칙제25조제2항)

○ 광디스크를 옮겨 수록하는 때에는 광디스크 수록계획서를 전산으로 작성하고, 이에 따라 수록하며, 광디스크는 공개 구분 종류별로 구분․작성(규칙제25조제3항)

○ 기록물이 수록된 광디스크에는 규칙 별표 13의 표지 부착(규칙제25조제4항)

1. 전면 또는 윗부분				2. 후면 또는 아랫부분
제작번호		↑ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ↓		관리번호		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓
제작일자				보관위치
제작기관				←------------- 5㎝ ------------→
←-------------- 5㎝ ------------→

【기재요령】

• 제작번호 : 기록관기관코드 + '-' + 일련번호(예시 : 4370000-000001)

• 제작일자 : 제작 연월일(예시-2007.1.22)을 표기

• 제작기관 : 기록관명(행정기관명)을 기재

• 관리번호 및 보관위치는 표기하지 않음

【주의사항】

• 한번 부여된 제작번호는 재작업시에도 변경될 수 없음

- 사업자를 달리하여 연속 사업시에도 중복되어서는 안됨