이메일 등 전자문서로 동의서를 받을 수 있는지
【질의요지】
취업규칙 변경 신고 시, 개정에 대한 근로자들의 동의 의사 확인절차를 진행 할 때 재택근무로 인해 직접 동의서에 서명을 받는 것이 어려운 상황일 경우 이메일 등 전자문서로 동의서를 받아 이를제출하면 되는지
【회답】
「근로기준법」 제94조는 취업규칙 작성 또는 변경 시 근로자 과반수(근로자의 과반수로 조직된 노동조합이 있는 경우에는 그 노동조합)의 의견을 듣거나 불이익 변경 시에는 동의를 받도록 규정하고있으며(제1항), 취업규칙을 작성 또는 변경하여 이를 고용노동부장관에게 신고할 때에는 의견 청취 또는 동의를 받았음을 증명하는자료를 첨부하도록 하고 있음(제2항 및 시행규칙 별지 제15호 서식).
- 따라서 귀하의 사업장에서 취업규칙 불이익 변경에 대한 근로자들의 동의 의사를 확인할 때, 사용자 측의 개입이나 간섭이 배제된상태에서 사용자가 개정사항에 대해 충분히 설명하고 근로자들 간에충분히 의견을 교환하는 과정을 거치는 등 근로자들이 자율적으로의사를 결정할 수 있도록 진행해야 할 것이고(대법원2003.11.14. 선고 2001다18322 판결), 이와 같은 과정을 거쳐서 동의 의사를 확인했음을 증빙하는 자료를 제출하면 될 것임.
- 다만, 귀하가 예시로 제시한 “금번 취업규칙 개정안에 대해 동의합니다.”라는 문구 등을 기재한 이메일을 취합하여 취업규칙 신고시 첨부서류로 제출 하면 되는지와 관련하여, 위에서 설명한 바와같이 근로자들의 자율적인 의사결정을 통해 근로자 과반수 이상이취업규칙 불이익 변경에 동의하는것으로 확인된 상태에서 취업규칙변경신고를 위한 첨부서류로 활용할 목적 으로 이미 확인된 동의의사 개진 여부를 이메일 등을 통해 제출하는 것은 가능할 것이나,
- 불이익 변경에 대한 관련 절차를 생략하고 이메일만을 통해 근로자들의 동의 의사를 확인한 것이라면 적법한 동의절차를 거쳤다고보기는 어려울 것으로 보임.
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