외교통상부사무관리지침

제정  1998. 4. 22  외교통상부 훈령 제1호

개정  1998. 9.  5  외교통상부 훈령 제4호

(별표 개정)

개정  2000. 5. 16  외교통상부 훈령 제13호

제1장  총  칙

제1조(목적)  이 지침은 정부의「사무관리규정」및「사무관리규정시행규칙」에 따라 외교통상부 공문서를 처리함에 있어서 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)  외교통상부 공문서의 세부적인 사무관리는 다른 법령 및 규정에 정해진 경우를 제외하고는 본 지침을 적용한다.

제3조(정의) ① 이 지침에서 공문서(이하 “문서”라 한다)라 함은 사무관리규정 제7조에 열거된 문서 및 국제관계에 의한 외교문서를 지칭하되, 외교통상부 본부와 재외공관 또는 재외공관과 재외공관간의 전문은 제외된다.

② 외교문서라 함은「외교문서보존및공개에관한규칙」제2조에 명시된 문서를 말한다.

제2장 문서의 구성

제4조(경유문서의 수신란) ① 재외공관장이 국내 행정기관에 발송하는 문서는 영 제9조에 의거 직접 발신(수신 : 행정기관장, 참조 : 행정기관의 각 실･국)한다.  다 발신하는 문서중 외교통상부 경유가 인정되는 문서는 경유 : 외교통상부장관 (참조 : 실･국장), 수신 : 행정기관장, 참조 : 행정기관 각 실･국 표시 후 발신한다.

② 국내의 행정기관장이 외교통상부 본부를 경유하여 재외공관장에게 발송하는 문서는 경유 : 외교통상부장관, 수신 : 관련 재외공관장으로 표시한다.

③ 제1항에 의거 발송하는 모든 문서는 수신처와 경유처의 처리과 수와 일치하여야 한다. 단, 호적, 병무, 국적상실, 운전면허 조회 등 단순 민원처리 문서는 경유처로의 부본 송부를 생략할 수 있다.

제4조의2(외교문서의 작성) 외교통상부 본부 또는 재외공관이 외국정부 또는 외교사절에게 발송하는 모든 문서는 본 지침 제7조와 본 지침과는 별도로 제정된「외교문서작성지침」에 맞추어 작성한다.

제5조(분류기호 등) ① 생산문서에는 기관기호와 분류번호, 그리고 국가 또는 지역코드(이하 “국가코드”라 한다)를 기재하여야 한다. 다만 외국어로 작성된 외교문서의 경우, 국가코드와 기관 기호는 영문기호를 사용하며, 분류번호는 별도로 부여하지 않는다.

② 제1항의 기관기호 및 국가코드는 별표1과 같다. <별표 개정 2000.5.12>

③ 수신문서와 동일한 업무내용에 대한 응신문의 분류번호는 동 수신문서의 분류번호를 그대로 사용한다.

④ 응신문서 작성시 관련문서를 인용코자 할 경우에는 동 관련 문서번호를 응신문의 제목과 내용사이에 약식으로 기재할 수 있다.

제6조(국가코드) ① 제4조의 규정에 의한 국가코드는 수신처에 관계없이 개별문서의 내용에 따라 부여한다. 다만, 다음 각호의 경우 국가코드를 생략한다.

1. 특정국가와 관계없는 문서

2. 우리나라가 일방당사자인 양자관계 문서에서의 한국 코드

② 한 건의 문서에 복수의 국가가 관련되어 있는 경우에는 문서의 내용상 중요도에 따라 2개이내의 국가코드를 사용할 수 있으며, 기재순서는 알파벳순으로 한다.

③ 국가코드는 제목난의 우측 지정된 자리에(CD : 국가코드/국가코드)로 기재한다. 다만, 사무관리규정시행규칙 제22조제3항에 언급된 문서(기안용지에 의하여 작성하지 아니한 보고서 등의 문서“는 문서번호 우측에 기지햔다.

제7조(외교문서의 등록) ① 외교문서는 사무관리규정시행규칙 제22조제1항에 의거한 문서등록표시를 하여 내용을 기재한 후 등록하여야 한다.

② 외교문서의 등록번호는 문서를 처리하는 각 실(국)･과･팀 및 외교안보연구원(이하 “처리과”라 한다)에서 연도별 일련번호를 부여한다.

제3장  문서의 처리

제1절  심사 및 관인날인

제8조(문서심사관 지정) ① 문서심사를 위하여 처리과의 직원귬에 따라 1-2명, 재외공관(과제) 과별 1-2명, 별도 청사 1-2명, 기타 공관은 2-3명의 문서심사관을 적정하게 지정할 수 있다. 재외공관장 및 처리과의 장이 지정한 문서심사관 명단은 자체에서 보관한다.

② 제1항의 문서심사관은 영 제20조제2항 사항을 검토하여야 하며, 문서를 심사하여 심사결과 미비된 사항이 있을 때는 사무관리규정시행규칙 제24조에 의거 그 사항을 기안자에게 통보하여 보완하도록 하여야 한다.

제9조(보고심사) ① 보고심사는 사무관리규정 제42조, 제43조에 정한 절차에 따라 처리한다.

② 사무관리규정 제44조에 명시된 외교통상부의 자체보고심사관은「외교통상부와그소속기관의직제시행규칙」제2조제5항 및「재외공관보고규정」제6조에 의거하여 임명된 것으로 본다.

③ 재외공관장이 외교통상부장관에게 행하는 보고의 종류･내용 및 절차에 관한 사항은「재외공관보고규정」에 의거 시행하되, 다음 각호의 사항을 고려한다.

1. 외교행낭의 왕래 소요일수 등을 감안한 응신기일 결정

2. 동일국에 수 개의 재외공관이 설치되어 있는 경우 그 중 일부만이 해당되는지 또는 전부가 행당되는지 여부

3. 응신에 수반하여 별도 경비가 필요한지의 여부

제10조(관인날인) ① 제8조에 명시된 운영지원과(문서계)의 문서심사관은 문서발송 취급자로부터 관인날인을 의뢰받았을 때에는 기안문에 심사일 및 심사표시 유무를 확인 후 관인을 날인하여야 한다.

② 문서등록번호를 부여할 수 없는 임용장, 상장 및 제 증명서 등에 관인을 사용할 경우에는 운영지원과(문서계)에 비치된 관인날인기록부에 기록한 후 날인하여야 한다.

제2절  문서의 발송

제11조(발송의뢰) 재외공관장에게 발송되는 문서와 첨부물은 항공화물로 운송되는 상황을 감안하여 훼손 또는 파손을 방지하기 위한 적절한 조치를  취하여 운영지원과(문서계)에 발송의뢰하여야 한다.

제12조(등록문서의 발송요금) 처리과에서 다량의 문서를 발송하여 처리과의 예산으로 우편요금을 지불할 수 없을 경우 발송전 운영지원과(문서계)에 협조문을 발신하고 지원을 받을 수 있다.

제13조(수신처별 구분) ① 발송 취급자는 관인날인 또는 서명을 필한 문서를 수신처별로 다음 각호의 1과 같이 구분하여 발송한다.

1. 재외공관

2. 국내기관

3. 기타 우편으로 발송할 문서

② 제1항제1호의 문서는 외교행낭 취급자가 수신공관별 서류함에 보관한 다음 발송절차를 취하며, 제2호 및 제3호의 문서는 문서발송 취급자가 발송조치를 취한다.

제14조(발송) ① 제13조제1항제1호의 각 문서는 외교행낭 취급자가 공관별 발송일정에 따라 제5장의 규정에 의거하여 발송한다.

② 제13조제1항제2호의 문서는 문서발송 취급자가 기관별로 인편에 의한 문서발송대장에 기재한 후 전달하고 접수확인을 받는다.

③ 우편물은 내용에 따라 등기 또는 보통우편으로 구분, 발송하고 증거서류를 비치한다.

제15조(직접송부) 중요문서는 필요에 따라 그 문서의 기안자가 직접 수신처에 전달할 수 있으나, 사전에 문서수발 절차를 취하여야 한다.

제16조(첨부물) 문서 기안자는 첨부물에 유의하여야 하며, 첨부물이 있는 모든 문서의 말미에는 첨부물의 제목과 수량을 필히 명시하고, 부피가 작은 첨부물은 가능한 한 문서와 함께 편철하여 발송하도록 한다.

제3절  문서의 접수

제17조(문서접수 처리) 경유문서를 배부받은 처리과에서 동 경유문서에 대한 심사는 불요하며 문서여백에 경유 고무인을 날인 후 담당자가 서명한다.

제18조(검토 및 협조) 보조기관 또는 보좌기관의 출장 등 사유로 사전 검토 및 협조를 받을 수 없는 경우 부재사유을 기재한 후 검토 및 협조서명을 생략할 수 있다.

제19조(변경사항의 통보) 다른 보조기관 또는 보좌기관과 협조가 이루어진 기안의 내용이 추후 변경 또는 부결되었을 경우에는 관계 보조기관 및 보좌기관에 이를 통보하여야 한다.

제4장  관인관리

제20조(관인의 사용) 직인 및 외무관인(외무고무인, 외무철인, 외무특수철인)을 제외한 일반고무인 등은 재외공관 및 처리과로 하여금 새겨 사용하게 할 수 있다.

제21조(관인의 등록 및 폐기) 재외공관과 처리과는 사무관리규정시행규칙 제56조 및 제57조에 의거 관인의 등록･재등록 신청 및 폐기신고서와 함께 요청 관인의 인영 및 마모 또는 파손관인을 운영지원과(문서계)로 송부하여야 한다.

제5장  외교행낭의 운영

제22조(내용물의 제한) 삭제

제23조(행낭수발) 삭제

제24조(행낭담당자와 확인관) 삭제

제25조(접수마감 치 이용제한) 삭제

제26조(임시행낭 및 화물) 삭제

제27조(행낭의 심사와 내용물 검사) 삭제

제28조(보안조치) 삭제

제29조(미도착 행낭의 조회와 추적) 삭제

제30조(발송예정 변경 통보) 삭제

제31조(목록작성) 삭제

제32조(목록과 내용물의 대조) 삭제

제33조(내용물 제한의 예외) 삭제

제34조(외교행낭 환적담당관) 삭제

제35조(외교신서사) 삭제

부         칙

이 훈령은 발령한 날로부터 시행한다.[2000.5.12.]

부         칙

1. 「외교행랑 운영 및 신사사 제도 운영지침」 제정으로 이 훈령 제5장「외교행낭의 운영」 제22조 내지 제35조를 삭제하고, 동 지침 제35조 제2항에 따른「외교신서사 운영지침」은  폐지한다.

2. 이 훈령은 「외교행랑 운영 및 신사사 제도 운영지침」시행과 함께 시행한다.