개인정보보호위원회 결정문

【결정요지】

【주문】

부안중학교는 분실된 제10회 졸업대장 정비 업무를 위하여 졸업대장에서 누락된 졸업생의 성명, 생년월일, 출신중학교, 졸업연월일을 상급학교의 장으로부터 제공받을 수 있다.

【이유】

별지와 같다.

이상과 같은 이유로 주문과 같이 의결한다.

2023년 11월 08일

【위원정보】

【별지】

1. 질의요지

가. 질의배경

○ 신청인/신청일 : 전라북도 부안중학교장/2023. 8. 30.

○ 전라북도 부안중학교는 제10회(1956.3.2.) 졸업생 이○○로부터 자신의 졸업증명서를 발급해 줄 것을 요청받았으나, 1회~10회 졸업생 생활기록부와 제10회 졸업대장 일부가 분실*되어 이를 발급하지 못하던 중,

- 당시 졸업생 이○○가 진학한 상급학교에 학교생활기록부 발급을 요청하여 출신 졸업학교명과 졸업연월일을 확인한 후 졸업대장에 추가로 번호를 기재한 후 증명서를 발급함

* 부안중학교에 따르면, 2002년 교육 부문에서의 전자정부를 구현하기 위한 「교육기본법」등 개정에 따라 관할 교육청 기록관으로 생활기록부, 졸업대장 등의 스캔본 이관 작업을 진행하면서 분실사실을 알게 되었다고 함

○ 이후 졸업생 이○○는 본인 외 졸업대장에서 누락된 졸업생들의 학적사항 회복을 위하여 동문회, 졸업사진 등을 통해 제10회 졸업생 명단을 추정하였고,

- 상급학교에 진학한 졸업생의 경우 부안중학교에서 개인정보보호위원회 심의ㆍ의결을 통해 상급학교장*에게 학교생활기록부에 기재된 졸업생 학적사항(성명, 생년월일, 출신중학교, 졸업연월일)을 요청하여 졸업대장을 정비해 줄 것을 국민신문고 고충민원으로 신청함(’23.7.31.)

* 부안제일고, 전주고, 이리공고, 전주공고, 전주제일고, 이리남성고, 서울경동고, 서울성동고, 서울한양공고, 전주교육대학교

○ 이에 부안중학교는 제10회 졸업생의 졸업대장을 시정ㆍ보완하고자 졸업생 이○○이 제공한 명단자료를 근거로 누락된 졸업생들의 상급학교장에게 학교생활기록부에 기재된 졸업생 학적사항을 제공받을 수 있는지 여부에 대하여 다음과 같이 질의함

* 부안중학교는 분실된 학교생활기록부 전체를 제공받기보다, 민원인의 요청대로 졸업대장 정비에 필요한 일부 정보만을 제공받고자 함

나. 질의내용

○ 부안중학교가 분실된 졸업대장 정비를 위하여 상급학교로부터 학교생활기록부에 기재된 졸업생 학적사항(성명ㆍ생년월일ㆍ출신중학교ㆍ졸업연월일)을 「개인정보 보호법」(이하 '보호법’) 제18조 제2항 제5호에 따라 제공받을 수 있는지 여부

2. 이유

가. 상급학교가 학교생활기록 관리를 목적으로 수집한 졸업생 학적사항을 부안중학교 졸업대장 정비를 위하여 제공하는 것이 수집 목적 외 제공에 해당하는지 여부

○ 「초ㆍ중등교육법」제25조 제1항에 따라 학교의 장은 학생의 학업성취도와 인성 등을 종합적으로 관찰ㆍ평가하여 학생지도 및 상급학교의 학생 선발에 활용할 수 있는 학교생활기록을 교육부령으로 정하는 기준에 따라 작성ㆍ관리하여야 함

- 상급학교의 학교생활기록부 상 인적사항, 학적사항 등에 관한 정보는 '학생지도 및 상급학교의 학생 선발에 활용할 목적’으로 수집ㆍ이용하는 것으로, 상급학교가 부안중학교의 분실된 졸업대장 정비 목적을 위하여 졸업생 학적사항을 제공하는 것은 당초 수집한 목적 범위를 초과하므로 개인정보의 목적 외 제공에 해당함

○ 보호법 제18조 제1항은, 개인정보처리자는 개인정보를 제17조 제1항 및 제3항에 따른 범위를 초과하여 제3자에게 제공하여서는 아니 된다고 규정하여 개인정보의 목적 외 제3자 제공을 금지하고 있으나,

- 같은 조 제2항 제5호에 따라, 개인정보를 목적 외의 용도로 제3자에제공하지 않으면 다른 법률에서 정하는 소관 업무를 수행할 수 없는 경우로서 보호위원회의 심의ㆍ의결을 거친 경우에는, 정보주체 또는 제3자의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있을 때를 제외하고는 수집 목적 외의 용도로 제3자에게 제공할 수 있다고 규정하고 있음

나. 부안중학교가 보호법 제18조 제2항 제5호에 따라 졸업생 학적사항을 상급학교로부터 제공받을 수 있는지 여부

1) '졸업대장 정비’ 업무가 부안중학교의 법률에서 정하는 소관 업무에 해당하는지 여부

○ '법률에서 정하는 소관 업무’이므로 시행령ㆍ시행규칙에서 정하고 있는 소관 업무로는 안되고 반드시 '법률’에서 정하고 있는 업무이어야 하나, 법률에 위임근거가 있고 이에 따라 시행령ㆍ시행규칙에 소관 업무가 규정된 경우는 허용됨

○ 「초ㆍ중등교육법」제25조 제1항 및 같은 법 시행규칙 제21조 제1항 제1호ㆍ제2호, 「학교생활기록 작성 및 관리지침」(교육부훈령)에 따라 학교의 장은 학생의 성명, 생년월일, 주소 등 인적사항과 해당 학교에 입학하기 전에 졸업한 학교명ㆍ졸업연월일, 전출사항, 해당학교 입학연월일ㆍ졸업연월일 등 학적사항이 포함된 학교생활기록을 작성ㆍ관리할 의무가 있음

- 졸업대장은 졸업생의 졸업대장번호, 성명, 생년월일, 졸업연월일 등을 기재한 장부로서, 학교생활기록 중 인적사항 및 학적사항의 일부이며, 학생의 졸업과 동시에 교육정보시스템에서 전자결재 후 출력하여 보관하도록 되어 있음( 「학교생활기록 작성 및 관리지침」해설 및 기재요령, 2023.)

○ 한편, 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 '공공기록물법’) 제19조 제 1항에 따라 공공기관은 대통령령으로 정하는 바에 따라 기록물의 보존기간, 공개 여부, 비밀 여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리하여야 하고,

- 공공기록물법 시행령 제26조 제1항에 따라 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준을 [별표 1]로 정하고 있음

- 이에 따라, 「초ㆍ중등교육법 시행규칙」제22조 제1항은 학교의 장은 공공기록물법 및 동법 시행령에 따라 학교생활기록부를 보존해야 한다고 규정하고 있으며, 「학교생활기록 작성 및 관리지침」제18조 제1항은 이를 '준영구’ 기간 동안 보존해야 한다고 규정하고 있음

○ 학교생활기록부 및 졸업대장은 각급학교 비치장부로 공공기록물법 시행령 제26조 제1항 및 [별표1] '기록물의 보존기간별 책정기준’에 따라 '30년 이상 장기보존이 필요하나, 일정기간 경과하면 관리대상 자체가 사망, 폐지, 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존의 필요성이 없는 기록물’에 해당하므로 '준영구’ 기간동안 보존하여야 하고,

- 따라서, 분실한 준영구 기록물을 복원하는 부안중학교의 졸업대장 정비업무는 법률에서 정하는 소관업무에 해당함

2) 소관 업무를 수행할 수 없는 경우에 해당하는지 여부

○ '소관업무를 수행할 수 없는 경우’란 개인정보처리자가 개인정보를 수집ㆍ이용 또는 제공하지 않고는 법률상 소관업무를 수행하는 것이 불가능하거나 다른 방법을 사용하여 의무를 이행하는 것이 현저히 곤란한 경우를 의미함(개인정보위 2017. 1. 9. 제2017-01-06호 결정 등 참조)

○ 부안중학교가 상급학교로부터 졸업생 학적사항을 제공받고자 하는 것은 소실된 졸업대장을 정비하기 위한 것으로, 이는 공공기록물법 및 초ㆍ중등교육법에서 정한 소관업무를 수행하기 위한 것이며,

- 부안중학교 제10회 졸업생의 경우, 1956년에 졸업하여 2023년 현재 약 80세 후반의 나이로 대부분의 정보주체가 사망했을 가능성이 높고 연락처를 확인할 수 없는 상황이라는 점, 2004년 교육청 기록관에 생활기록부, 졸업대장 등이 이관되기 이전에 자료가 소실되어 약 70년 전에 졸업한 학생들의 정보를 기타 다른 방법으로 얻을 수 있는 수단이 마땅치 않은 것으로 보이는 점 등을 종합하여 볼 때,

- 부안중학교가 상급학교로부터 졸업생 학적사항을 제공받지 않으면 졸업대장 정비 업무를 수행하는 것이 불가능하거나 다른 방법을 사용하여 의무를 이행하는 것이 현저히 곤란할 것으로 판단됨

3) 정보주체 또는 제3자의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있는지 여부

○ '정보주체의 이익을 부당하게 침해하는지 여부’는 정보 처리를 통하여 얻을 수 있는 공익과 이로 인해 제한되는 정보주체 또는 제3자의 이익을 비교 형량하여 판단하여야 함(개인정보위 2018.11.12. 제2018-23-268호 결정 등 참조)

- 특정학교의 졸업 여부에 관한 정보는 학력에 관련된 개인정보로서, 부안중학교가 상급학교로부터 졸업생의 인적, 학적에 관한 정보를 제공받는 것이 당초 고충민원을 신청한 졸업생이 아닌 다른 졸업생의 의사에 부합하는지에 대해 직접적으로 확인되지 않는 측면이 있으나,

- 부안중학교가 학생의 졸업여부 등을 관리하고 졸업대장을 준영구적으로 보존하는 것은 법률상 의무이며, 상급학교로부터 제공받고자 하는 정보는 졸업대장 정비를 위한 목적으로 한정되므로, 이러한 학적사항의 제공이 졸업생에게 사회통념상 허용되기 어려운 정도의 부당한 침해가 발생한다고 보기는 어려울 것으로 판단됨

3. 검토결과

○ 부안중학교는 분실된 제10회 졸업대장 정비 업무를 위하여 졸업대장에서 누락된 졸업생의 성명, 생년월일, 출신중학교, 졸업연월일을 보호법 제18조 제2항 제5호에 따라 상급학교의 장으로부터 제공받을 수 있음